Requirements: French
Company: Fondation AJD Maurice Gounon
Region: Caluire-et-Cuire , Auvergne-Rhne-Alpes
Vous aimez aller la rencontre des autres ? Vous avez envie de travailler dans une entreprise taille humaine dans le secteur social ?
Alors nous vous attendons !
La Fondation AJD recrute un/une assistante de direction pour son sige social Caluire et Cuire (proche de Lyon).
Sige social de la Fondation
Lassistant(e) de direction est bas(e) au sige de la Fondation. Sous la responsabilit directe des trois membres du directoire et en dernier recours du Directeur Gnral, lAssistant(e) de direction est une cl du fonctionnement de la Fondation dont il/elle assure :
- Dune part lorganisation de la fonction accueil
- Dautre part le suivi puis le classement des diffrents dossiers
- Enfin la ralisation de certaines activits spcifiques
Description du Poste
Il/elle organise la fonction accueil :
- Laccueil physique et tlphonique au 3 monte du petit Versailles ; la qualit de vie des quipes rsidentes ou venant sur le site (en lien avec le DGA) ; la participation des mcnes et donateurs (en lien avec la responsable des partenariat et responsable communication)
- Laccueil tlphonique avec le filtrage qui en dcoule
Il/elle assure le secrtariat de direction pour le compte des 3 membres du directoire :
- Gestion agenda, planning, rendez-vous, suivi des diffrentes instances et notamment prparation des dossiers, convocations, ....
- Matrisant loutil numrique, il/elle se dote dun chrono et de tableaux de bord pour la gestion des diffrents dossiers dont il/elle a la charge du suivi.
- Gestion Electronique des documents du sige et de la Fondation
- Rdaction des courriers
- Suivi des procdures lgales mettre en uvre : information Prfecture, si besoin porter le point aux instances idoine, votes, procs-verbaux, etc.
- Participation aux runions mensuelles de fonctionnement des salaris du sige et au Conseil de Surveillance dont elle rdige les comptes rendus ou procs-verbaux
- Organisation logistique des diffrentes runions (salle, repas, prise de contact avec les prestataires)
Il/elle assure la circulation de linformation entre la Direction Gnrale et les diffrents services (fonctions supports, tablissements et partenaires)
Il/elle apporte un soutien particulier au service communication dans la gestion des dons notamment.
Il/elle a en charge le suivi des dossiers de Legs et dAssurance Vie :
- Constitution des dossiers et analyse des projets dacte destination ou en provenance des notaires en vue de leur acceptation par Directoire et/ou Conseil de Surveillance ; relations avec les intervenants impliqus dans les dossiers (notaires, assurances, prfecture, impts, colgataires, agents immobiliers, ...)
- Suivi des Dossiers de succession et dassurance vie de louverture jusqu lencaissement
- Suivi de lexcution des charges testamentaires
Il/elle met en place les procurations bancaires en lien avec les tablissements et ralise les ouvertures de comptes
Il/elle gre des dossiers administratifs transversaux pour lensemble de la Fondation et les plateformes
Il/elle organise les vnements lis lactivit de la Fondation
Profil souhait
- Confidentialit absolue, discrtion, rigueur
- Qualits relationnelles : sens de lcoute, diplomatie, psychologie, patience
- Anticipation, organisation, respect des dlais, sens des priorits, discernement
- Savoir tre ractif et disponible Autonomie Sens aigu de linitiative
- Capacit dadaptation et gestion du stress
- Matrise des outils de bureautique : connaissance des principaux logiciels : Word, Excel
- Aptitude rdactionnelle, synthse, prise de note
- Bonne expression orale et crite
- Respect des procdures et des normes
- Capacit faire circuler linformation
Informations importantes
- Poste pourvoir ds que possible
- Poste bas Caluire et Cuire
- Rmunration en fonction du profil et de lexprience selon la grille de la CCN66
Les avantages
- Tickets Restaurant
- Prime Sgur
- Remboursement des titres de transport (50%)
- Congs trimestriels