Requirements: Dutch
Company: Gemeente Elsene
Region: Ixelles , Brussels
De Gemeente Elsene werft aan EEN DIRECTIEASSISTENTE(M/V/X) VOOR HET OPERATIONEEL DEPARTEMENT Bachelor niveau Voltijds Vervangingscontract Functieomschrijving Algemene contextDe opdracht van het Operationeel Departement is het beheer van degemeentelijke infrastructuur o om klanten en gemeentepersoneel,alsook gebruikers van de openbare ruimte in de beste omstandighedenvan comfort en veiligheid te ontvangen. Hij zorgt er ook voor datgoederen en personen in dezelfde omstandigheden worden vervoerd. Omdeze taken te vervullen, bestaat het uit de volgende diensten:Administratie, Gebouwenbeheer, Beheer van de openbare ruimte,Vervoer. Als directieassistente werk je in nauwe samenwerking metde Directie van het Departement. Je levert een voortdurendebijstand en speelt een rol van facilitator in hun taken op het vlakvan tijdbeheer, organisatie van de relaties met derden,anticipatie, voorbereiding en opvolging van dossiers en organisatievan dossiers en van het kantoor. Jouw opdracht Je organiseert opstrikte wijze en structureert proactief de rapportering vaninformatie die van rechtsreeks belang voor de diverse betrokkenactoren kan zijn; Je maakt overzicht tabellen en volgt deze op; Jeregistreert, reproduceert, klasseert en archiveert documenten(manueel of met informatica), werkt de bestanden bij en steltstatistieken op; Je ontvangt en filtert telefoonoproepen, bezoekersen vragen; Je analyseert en verduidelijkt het voorwerp van devraag; Je behandelt de vraag, geeft juiste en volledige informatieaan interne en externe gesprekpartners, legt hen uit de te volgenprocedures, informeert over het verloop van de afhandeling vandossiers, eventueel wijst hen door naar de geschikte en bevoegdepersonen; Je behandelt en stelt op briefwisseling, notas enrapporten; Je voert opzoekingen uit; Je beheert de agenda van demailbox van de verantwoordelijke, ziet voor en organiseert hunverplaatsingen; Je plant, organiseert, bereidt voor en volgt op devergaderingen van de verantwoordelijke (beschikbaarheid vansprekers of gesprekspartners, reservatie van lokalen, voorbereidingvan dossiers en communicatiemiddelen, enz.) en zorgt desgevraagdvoor de opvolging en de opstelling van de notulen (wekelijksevergadering). Profiel Jouw profiel Je bent houder van een Bachelordiploma erkend door NARIC Vlaanderen of de Franse Gemeenschap; Jebent tweetalig Nederlands-Frans ; Je hebt minstens 2 jaarberoepservaring op administratief vlak ; Je hebt affiniteit met hettechnische domein en bent in staat de technische informatie over deactiviteiten van de verschillende technische diensten van hetdepartement (beheer van het onroerend erfgoed, beheer van deopenbare ruimte en vervoer) te begrijpen en voor het publiektoegankelijk te maken; Je hebt een uitstekende beheersing van Word,Excell, Outlook, Powerpoint, Access; Je hebt uitstekende schrijf-encommunicatievaardigheden; Je bent discreet en diplomatiek: jegarandeert de vertrouwelijkheid van de informatie en gegevens dieje verwerkt; Je bent proactief en oplossingsgericht; Je hebt zinvoor organisatie en bent in staat prioriteiten te stellen; Je bentautonoom en in staat verslag van je werk te doen; Je bent in staatom in duo''s te werken met een andere directieassistente. AanbodVan 2.962,91 tot 2.962,91 per maand Maaltijdcheques Jouwarbeidsvoorwaarden Een fijne en stimulerende werkomgeving waarin jejezelf kunt ontplooien; Voltijdse Vervangingscontract (37u30/week);Aanvangswedde (zonder ancinniteit) van 2.962,91 EUR(brutomaandloon); daarbovenop kan een geldelijke valorisatie komenindien je al beroepservaring in de priv en/of de public sectorhebt; Mogelijkheid tot het verwerven van een tweetaligheidspremie204,07 bruto/maand); Maaltijdscheques (nominale waarde 8 EUR);Minstens 31 verlofdagen per jaar; Gratis abonnement (NMBS / MIVB /TEC / DE LIJN) ; Voetgangers- en fietsvergoeding; Uitgebreidopleidingspakket voor nieuwkom(st)ers; Voorkeurstarieven in alleZiekenhuizen Zuid