Description du poste
La fdration ADMR recherche un assistant de gestion pour travailler 2 jours/semaine l'association de Couron et 3 jours/semaine l'association de Surgres.
Lassistant de gestion exerce sous la responsabilit de lanimatrice rseau et du directeur de la Fdration.
Lassistant de gestion participe la qualit de la gestion administrative et technique des interventions de lassociation auprs des diffrents publics.
Assure une mission gnraliste :
Assurer laccueil physique et tlphonique
Veiller la qualit de lenvironnement des lieux daccueil (convivialit, confidentialit, accessibilit)
Raliser des oprations administratives en lien avec son domaine dactivit
Assure des permanences au travers de la plateforme dpartementale des services le week-end et les jours fris.
Gestion administrative du personnel de lassociation :
Assiste le prsident(e) de lassociation dans laccomplissement de sa mission.
Constitue le dossier dembauche (collecte des pices administratives, dclaration unique dembauche, dition du contrat de travail, convocation mdecine du travail)
Assure le suivi du dossier des salaris durant toute lexcution de leur contrat de travail (arrt de travail, maternit, avenants)
Maintient jour le registre unique du personnel
Etablit le planning annuel des congs, aprs validation par les responsables de lassociation
Effectue la gestion administrative des sanctions disciplinaires prpares par le service RH fdral
Assure le suivi de la modulation du temps de travail
Veille au respect des affichages obligatoires
Gestion des interventions domicile (En collaboration troite avec les responsables de lassociation) :
Participe au choix des intervenants
Etablit le planning des salaris dintervention dans le respect du droit du travail et des dispositions conventionnelles et veille la continuit du service
Veille loptimisation des moyens dintervention mis en uvre entre la demande dintervention et loffre propose
Edite et envoie les propositions de contrat de prestation
Suit la prestation durant toute lexcution du contrat de prestation
Assure le suivi des interventions par tlgestion
Rpond aux observations des clients
Veille lapplication des procdures qualit, participe lamlioration continue de son service
Effectue des visites domicile et des prsentations dintervenantes
Gestion financire (En collaboration avec les responsables de lassociation) :
Participe au recouvrement des factures
Effectue les enregistrements comptables
Missions transverses :
Utiliser les principaux logiciels informatiques lis son activit (main courante, logiciel de planification, mails)
Contribuer aux projets de dveloppement ou d'volution du service / de l'tablissement
Appliquer le cadre lgal, rglementaire et conventionnel en lien avec l'emploi exerc
tre acteur de la prvention de ses risques professionnels (ex : gestes et postures, psychosocial)
Rechercher des informations et veiller leur actualisation
Profil recherch
Comptences techniques :
Matriser lexpression orale et crite
Utiliser avec aisance les outils bureautiques et digitaux
Connatre lorganisation interne de la structure, ses circuits dinformation, ses activits et ses partenaires
Savoir prsenter de faon complte son service et sa structure (offre de service et valeurs associatives)
Traiter, transmettre et tenir jour les informations (clients, salaris, bnvoles, partenaires)
Rendre compte de son activit, des dysfonctionnements et d'autres informations pertinentes
Comptences sociales :
Adopter un positionnement professionnel adapt
Faire preuve dcoute, adapter sa communication en fonction des interlocuteurs
Faciliter la relation entre publics accompagns, proches aidants et intervenant(e)s
Travailler en quipe, coordonner son action
Comprendre, analyser et reformuler si besoin les demandes pour mieux les orienter
Comptences organisationnelles :
Respecter les rgles, procdures et mthodes qui rgissent son