Requirements: French
Company: GovJobs
Region: luxembourg, luxembourg ,
Statut : Employ de l''tat, Fonctionnaire
Qui recrute ?
Ministre de la Sant et de la Scurit sociale - Dpartement ministriel
Missions
- En tant quassistant administratif au secrtariat gnral du ministre de la Sant et de la Scurit sociale vous coordonnez la correspondance entrante et sortante;
- Vous rceptionnez, triez, indexez, renommez et enregistrez le courrier entrant et attribuez le courrier un gestionnaire;
- Vous prparez les signataires soumettre au ministre, vous vrifiez la conformit du courrier sortant par rapport lorthographie et la forme;
- Vous enregistrez le courrier sortant et mettez le courrier sous enveloppe et le transmettez pour envoi;
- Vous prparez et mettez en forme des courriers et courriels et rdigez des rponses des courriers relevant des affaires courantes, prparez des transmis et des accuss de rception;
- Vous tablirez un relev hebdomadaire du courrier entrant et sortant et faites des recherches relatives la correspondance;
- En concertation avec le suprieur hirarchique vous suivez les dlais endans lesquels le courrier entrant doit avoir t trait par le collaborateur;
- Vous fournissez une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes et soutenez les collaborateurs internes pour toute question en relation avec le traitement et larchivage du courrier dans le systme de gestion lectronique;
- Vous assurez une assistance au niveau de laccueil physique et tlphonique du service.
Profil
Comptences techniques
- Vous savez travailler avec Word et Excel;
- Vous savez grer des calendriers sous Outlook;
- Vous savez appliquer les outils de la gestion lectronique des documents, de prfrence SIDOC;
- Vous savez travailler avec un Intranet ainsi quavec une plateforme dchange (technologie Sharepoint).
Comptences comportementales
- Analyser : Vous valuez les informations, donnes et contenus de manire critique, le cas chant dans un environnement digital, vous identifiez les liens logiques et restituez linformation dans une synthse complte et cohrente;
- S''organiser : Vous vous organisez en fixant les priorits, vous planifiez le travail et grez les imprvus, vous travaillez de faon autonome en utilisant les moyens disponibles;
- Partager son savoir-faire : Vous montrez, transmettez et partagez vos connaissances, expriences et vos mthodes de travail;
- Cooprer : Vous crez et amliorez lesprit dquipe en partageant vos avis et vos ides, aussi bien dans un environnement prsentiel quau niveau dune collaboration virtuelle et distance, et en contribuant la rsolution de conflits entre collaborateurs;
- Faire preuve d''ouverture : Vous tes ouvert au changement et linnovation, vous vous ouvrez la diversit et vous vous intressez dautres disciplines que les vtres;
- Grer le stress : Vous gardez votre calme face la pression, vous restez constructif face la critique et vous agissez de faon constante malgr les difficults;
- S''autodvelopper : Vous vous remettez en question de faon rgulire, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
- S''impliquer : Vous vous engagez pour gnrer des rsultats, vous assumez la responsabilit et la qualit des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.
Atouts
- Une exprience professionnelle au sein dun secrtariat dun ministre/administration tatique.
Conditions dadmission
Le poste peut tre brigu sous le statut du fonctionnaire ou de lemploy de ltat.
Si vous souhaitez postuler sous le statut du fonctionnaire, vous devrez au pralable avoir russi lpreuve daptitude gnrale (EAG). Les candidats ayant russi lEAG restent admissibles aux preuves spciales pendant une dure de 5 ans ( compter partir de la dcision de la commission dexamen). Obtenez plus de dtails sur les conditions d''admission des fonctionnaires de l''tat ainsi que sur les conditions d''admission des employs de l''tat.
Diplmes
Vous tes titulaire dun grade ou diplme dlivr par un tablissement denseignement suprieur reconnu par lEtat du sige de ltablissement et sanctionnant laccomplissement avec succs dun bachelor ou de son quivalent.
Exprience
Vous avez une exprience d''au moins 3 ans dans le domaine.
Langues
Vous rpondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe A2. Une dispense de deux des trois langues administratives peut tre accorde sous certaine