Assistentin CEO und anderes

Binningen , Basel-Country, Switzerland

Type: n/a

Category: Administration

Requirements: German
Company: WhatJobs
Region: Binningen , Basel-Country

In Krze

Office Management A-Z

Kompetenzen

ADMINISTRATION:

1. Fhrung & Organisation des Back Office EMEA
2. Untersttzung der Auendienstmitarbeiter bei administrativen Arbeiten
3. Selbstndige Fhrung des Sekretariats des Verwaltungs Prsidenten und der Direktion (Group CEO, CFO & CIO sowie CEO Schweiz)
4. Koordinationsstelle innerhalb der Firmengruppe mit internen und externen Stellen/Partnern
5. Planung und berwachung der Termine des Group CEO, CEO Schweiz, Group CFO & CIO
6. Rechnungskontrolle, Spesenabrechnungen, Adressdatenbanken
7. Untersttzung des Verwaltungs Prsidenten und der Direktion in allen administrativen und organisatorischen Belangen

ABLAGEMANAGEMENT

1. Fhren eines Ablagesystems
2. Gesetzliche Fristen und Regeln kennen im Anlagesegment, Schweiz

EVENTMANAGEMENT

1. Eventmanagement EMEA In- und Ausland
2. Planung, Koordination und Organisation von Management Meetings, Geschftsreisen und Events im In-und Ausland

TRAVELMANAGEMENT

1. Reisemanagement des gesamten EMEA Teams
2. Visa Management fr Geschftsreisende und Deputies

KOMMUNIKATION

1. Verwaltung des Empfangsbereichs zur Sicherstellung eines effizienten Telefon- und Postverkehrs sowohl intern als auch extern
2. Vertragsmanagement mit Partnern und Lieferanten
3. Mithilfe bei der Vorbereitung und Organisation von VR-Sitzungen, Aktionrs- und Generalversammlungen
4. Fhrung der Korrespondenz in DE/ENG/FR/ITA
5. Zusammenstellung und Schreiben eines Firmen Handbuches EMEA

PROJEKTARBEIT

1. Leitung und Aufbau des Records Management
2. Mitarbeit bei Projekten und Betreuung von Spezialaufgaben
3. Mithilfe bei Seminars/ Trainings und Workshops
4. Einfhrung und Mitarbeit bei Secure digital Signature System
5. Einfhrung und Leitung eines Mitarbeiters ins Records Management System

HUMAN RESOURCES

1. Vorbereitung, Prfung und Bearbeitung von Urlaubsantrgen und Spesenabrechnungen aller Mitarbeiter
2. bersicht und Vorsortierung der eingereichten Bewerbungen
3. Mitsprache bei der Bewerbungsprozess potentieller Kandidaten fr ausgeschriebene Stellen

FACILITY MANAGEMENT

1. Verhandlungen ber den Kauf von Bromaterial und -mbeln, Broausstattung usw. fr das gesamte Personal in bereinstimmung mit den Einkaufsrichtlinien des Unternehmens und den Budgetvorgaben
2. Facility Management der Geschftsrumlichkeiten in Basel, Switzerland
3. Mithilfe und berwachung im Facility Management rund um diverse Aufgaben im Hauswarts Bereich und dem gesamten Gebude

ANFORDERUNGEN

• hohe soziale Fhigkeiten
• Teamplayer
• international, positiv, ergebnisorientiert und zuverlssig
• verantwortungsbewusst, verstndlich, tolerant
• Fhrungsqualitten, Flexibilitt, Interesse
• Motivation
• hoher Sinn fr Diskretion
• strukturierte Arbeitsweise
• loyal

IT-Kenntnisse:

• Microsoft Office Word 2007 /2008 - sehr gute Anwendungskenntnisse
• Internet / Email - sehr gute Anwendungskenntnisse
• Lotus Notes - sehr gute Anwendungskenntnisse
• SAP Kenntnisse
• Novell Group Wise - sehr gute Anwendungskenntnisse
• Linux - gute Anwendungskenntnisse
• Open Office - gute Anwendungskenntnisse
• Outlook - sehr gute Anwendungskenntnisse
• Documentum (DMS System) - sehr gute Anwendungskenntnisse
• D2 (DMS System) - sehr gute Anwendungskenntnisse
• SharePoint - gute Anwendungskenntnisse
• Easy Contract & Archive (DMS System) - sehr gute Anwendungskenntnisse

Sprachen

• Deutsch (Muttersprache)
• Englisch (flieend schriftlich und mndlich, 2. Arbeitssprache)
• Franzsisch (flieend schriftlich und mndlich)
• Italienisch (flieend schriftlich und mndlich)

#J-18808-Ljbffr

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