Requirements: French
Company: Fondation AJD Maurice Gounon
Region: Caluire-et-Cuire , Auvergne-Rhne-Alpes
Vous aimez aller la rencontre des autres ? Vous avezenvie de travailler dans une entreprise taille humaine dans lesecteur social ? Alors nous vous attendons ! La Fondation AJDrecrute un/une assistante de direction pour son sige social Caluire et Cuire (proche de Lyon). Sige social de la FondationLassistant(e) de direction est bas(e) au sige de la Fondation.Sous la responsabilit directe des trois membres du directoire eten dernier recours du Directeur Gnral, lAssistant(e) dedirection est une cl du fonctionnement de la Fondation dontil/elle assure : - Dune part lorganisation de la fonction accueil- Dautre part le suivi puis le classement des diffrents dossiers- Enfin la ralisation de certaines activits spcifiquesDescription du Poste Il/elle organise la fonction accueil : -Laccueil physique et tlphonique au 3 monte du petit Versailles; la qualit de vie des quipes rsidentes ou venant sur le site(en lien avec le DGA) ; la participation des mcnes et donateurs(en lien avec la responsable des partenariat et responsablecommunication) - Laccueil tlphonique avec le filtrage qui endcoule Il/elle assure le secrtariat de direction pour le comptedes 3 membres du directoire : - Gestion agenda, planning,rendez-vous, suivi des diffrentes instances et notammentprparation des dossiers, convocations, . - Matrisant loutilnumrique, il/elle se dote dun chrono et de tableaux de bord pourla gestion des diffrents dossiers dont il/elle a la charge dusuivi. - Gestion Electronique des documents du sige et de laFondation - Rdaction des courriers - Suivi des procdures lgales mettre en uvre : information Prfecture, si besoin porter lepoint aux instances idoine, votes, procs-verbaux, etc. -Participation aux runions mensuelles de fonctionnement dessalaris du sige et au Conseil de Surveillance dont elle rdigeles comptes rendus ou procs-verbaux - Organisation logistique desdiffrentes runions (salle, repas, prise de contact avec lesprestataires) Il/elle assure la circulation de linformation entrela Direction Gnrale et les diffrents services (fonctionssupports, tablissements et partenaires) Il/elle apporte un soutienparticulier au service communication dans la gestion des donsnotamment. Il/elle a en charge le suivi des dossiers de Legs etdAssurance Vie : - Constitution des dossiers et analyse desprojets dacte destination ou en provenance des notaires en vuede leur acceptation par Directoire et/ou Conseil de Surveillance ;relations avec les intervenants impliqus dans les dossiers(notaires, assurances, prfecture, impts, colgataires, agentsimmobiliers, ) - Suivi des Dossiers de succession et dassurancevie de louverture jusqu lencaissement - Suivi de lexcutiondes charges testamentaires Il/elle met en place les procurationsbancaires en lien avec les tablissements et ralise les ouverturesde comptes Il/elle gre des dossiers administratifs transversauxpour lensemble de la Fondation et les plateformes Il/elle organiseles vnements lis lactivit de la Fondation Profil souhait -Confidentialit absolue, discrtion, rigueur - Qualitsrelationnelles : sens de lcoute, diplomatie, psychologie,patience - Anticipation, organisation, respect des dlais, sens despriorits, discernement - Savoir tre ractif et disponible Autonomie Sens aigu de linitiative - Capacit dadaptation etgestion du stress - Matrise des outils de bureautique :connaissance des principaux logiciels : Word, Excel - Aptituderdactionnelle, synthse, prise de note - Bonne expression orale etcrite - Respect des procdures et des normes - Capacit fairecirculer linformation Informations importantes - Poste pourvoirds que possible - Poste bas Caluire et Cuire - Rmunration enfonction du profil et de lexprience selon la grille de la CCN66Les avantages - Tickets Restaurant - Prime Sgur - Remboursementdes titres de transport (50%) - Congs trimestriels