Requirements: Dutch
Company: Farys
Region: Ghent , Flanders
Teamlead administratie sportbeheer FunctieomschrijvingFarys is een overheidsorganisatie met een brede dienstverlening. Weverzorgen onder meer de bouw, de renovatie, het onderhoud en deexploitatie van diverse sport- en recreatie-infrastructuur. Hetdepartement sportbeheer beheert publieke (stedelijke engemeentelijke) zwem- en sportaccommodaties. Daarbij staan we ondermeer in voor de exploitatie van deze accommodaties, inclusief deinzet van mensen en middelen. Binnen het departement sportbeheersitueren zich de divisie relatiebeheer, de divisie exploitatie eneen team van administratieve collegas. Voor dit laatste team zijnwe op zoek naar een teamlead. Met jouw team van 4 administratievemedewerkers ondersteun je het departement sportbeheer en dedivisies relatiebeheer en exploitatie specifiek. Je beheertverschillende administratieve taken en documentenstromen die eenkwalitatieve dagelijkse werking verzekeren. Denk hierbij aan hetnauwkeurig verzamelen en verwerken van informatie omtrentbestelaanvragen, offertes en facturatie, subsidieaanvragen,operationele procedures, werkprocessen en checklists, projectfichesen -administratie, contracten en overeenkomsten, officileformaliteiten naar steden en gemeenten toe, onderhoudsaanvragen,klantmeldingen, enz. Functie Als teamlead administratie ben je eenovertuigde people manager. Je hebt als leidinggevende aandacht voorresultaten, maar ook voor de motivatie en het welbevinden van jouwmedewerkers. - Je coacht medewerkers, detecteert en bespreektopleidingsnoden, adviseert vanuit jouw eigen expertise en benoemtwaarin mensen kunnen groeien. - Je bevordert samenwerking. Je beneen laagdrempelig aanspreekpunt en zorgt actief voorinformatiedoorstroming. Je maakt zaken bespreekbaar om tot eengedragen oplossing te komen. - Je motiveert en ondersteunt je teamom hun taken kwalitatief af te werken. Je bespreekt resultaten ensuccessen, maar benoemt waar nodig ook wat anders of beter kan. -Je creert betrokkenheid. Je stimuleert je team om mee te denken engeeft hen eigenaarschap bij taken en optimalisaties. Je bentverantwoordelijk voor een vlotte operationele werking. Jecordineert werkzaamheden en processen binnen jouw team. Je zorgtvoor een gestroomlijnde werkverdeling. Waar zinvol stuur je hetverloop van taken en processen bij en neem je initiatief om nieuwewerkwijzen te ontwikkelen. - Je maakt en bewaakt de operationeleplanning voor het team en volgt de opgeleverde werkzaamheden op. -Je werkt mee in de behandeling van complexere dossiers. Zo houd jevoeling met de materie en identificeer je makkelijker mogelijkhedenom te optimaliseren. - Je gaat actief op zoek naarverbetermogelijkheden. Vanuit jouw inzicht in administratieve flowsen processen en in diverse digitale tools werk je mee aan een meerefficinte werking. Denk hierbij aan het mee uitwerken van eenefficint documentenbeheersysteem, digitale platformen, enzomeer.Je werkt bij dit alles samen met verschillende stakeholders. Zowelmet de divisies relatiebeheer en exploitatie, als met internediensten zoals ICT, als met externe stakeholders zoals steden,gemeenten en andere instanties. - Je brengt jouw ideenconstructief-assertief en houdt tevens rekening met de ideen vananderen. - Je ontwikkelt een optimale verstandhouding met de mensenwaarmee je samenwerkt, bv. door op de hoogte te blijven vanontwikkelingen en prioriteiten in hun werking en na te gaan opwelke manier jij daar aan kunnen bijdragen. Je ent dedienstverlening van jouw team zo goed mogelijk op de behoeften vande (interne) klanten die je ondersteunt. - Je faciliteert binnenjouw team eenzelfde ingesteldheid en creert zo een basis vangoodwill en samenwerkingsbereidheid. Profiel - Je bezit eenbachelordiploma. - Je hebt minstens 2 jaar administratieve ervaringen blikt tevens terug op minstens 2 jaar cordinerende ofleidinggevende ervaring. - Je kan vlot werken met de courante MSOffice software en hebt ervaring met werken met een ERP-pakket(ervaring met SAP is hierbij een grote troef). Vlot met anderedigitale tools overweg kunnen, is een belangrijke meerwaarde.Aanbod Je vindt bij ons een uitdagende job met de nodigeopleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden n een mooie balanswerk-priv. We bieden een contract van onbepaalde duur. Indien dezefunctie in de toekomst in aanmerking komt voor statutarisering, kaneen contractuele aanwerving in deze functie leiden tot eenstatutaire benoeming. De plaats van tewerkstelling is Gent. Naasthet loon bieden we ook diverse extralegale voordelen:maaltijdcheques (8 per dag), een hospitalisatieverzekering, eenaanvullend pensioenplan, tussenkomst voor milieuvriendelijkwoon-werkverkeer, mogelijkheid tot bedrijfsfiets, tussenkomstinternetabonnement, diverse premies en kortingen, compensatie vanoveruren in verlof, een uurrooster van 40u/week met flexibeleuurregeling, mogelijkheid tot telewerk