Requirements: French
Company: Smiths Detection
Region: Vitry-sur-Seine , le-de-France
Company DescriptionChaque minute de chaque jour, la technologie de dtection des menaces et de contrle de scurit de Smiths Detection contribue protger les personnes et les infrastructures, rendant le monde plus sr.Smiths Detection, une division de Smiths Group, est un leader mondial dans le dveloppement, la fabrication et la gestion de solutions de scurit et de dtection conues pour rendre le monde plus sr. Notre technologie fournit des solutions de dtection des menaces et de contrle pour nos clients dans nos principaux marchs : l''aviation, les ports et frontires, la dfense et la scurit urbaine.Notre expertise s''tend sur 21 bureaux travers le monde, sept sites de production et cinq centres de R&D, avec un rseau global de 3 000 collgues dvous, contribuant plus de 40 ans d''avances dans le domaine de la scurit.Cela offre des carrires varies et l''opportunit de travailler sur une gamme de solutions la pointe de la technologie, o vous pouvez dvelopper vos connaissances et votre exprience au quotidien.Job DescriptionLe rle de lassistant(e) de direction consiste assister un ou plusieurs Directeurs dans laccomplissement de ses tches au quotidien. Il/Elle le dcharge des tches administratives et joue le rle dinterface avec les divers interlocuteurs de celui-ci.Il/Elle a en charge lorganisation, la coordination et le traitement dun ensemble dinformations ncessaires lactivit de lentreprise.Missions et ResponsabilitsPrendre connaissance, alerter et suivre les mails, les appels et courriers et grer les actions et la gestion des documents qui en rsultentGrer lagenda, les dplacements et les notes de fraisOrganiser les vidos confrences et confrence callsOrganiser la tenue de runions, sminaires Groupe et hors Groupe en assurant toute la logistique associeAssurer laccueil des visiteurs et dlgationsAssurer linterface avec les diffrents Dpartements et la Direction (prise de runions, communication dinformations)Rdiger les courriers et notes internesOrganisation des plannings darrive des collaborateurs dpendants des directeurs assistsGestion des signatures, Notarisation dactes notaris de documentsRdaction de demande dachat, suivi de la commande jusqu la mise au paiementConcevoir les tableaux de bordEffectuer le suivi des actions et dcisionsSuivre la qualit des documents et grer les procdures internesGrer les dossiers spcifiques dans le cadre de ses comptencesCoordonner et dlguer les activits administrativesFaire des propositions pour amliorer le fonctionnement du dpartementAssurer la communication des Directeurs avec lextrieur et le GroupeContrler la signature la suite de la DOA et procder l''enregistrement et la distribution du document signProposer des amliorations gnriques du processusTout autre soutien ponctuel d''autres dpartements (vnement client, etc.) ou tout autre travail li la fonction.QualificationsDiplmes : Formation de niveau bac +2 bac +4Connaissances : Fonctionnement de lentreprise Exprience dun environnement international Les techniques lies son mtier Exprience de travail dans une organisation matricielleComptences Les outils bureautiques, essentiellement WORD EXCEL et la messagerie OUTLOOK Langlais courant indispensable et la connaissance dune autre langue souhaitable Les principaux modules SAP La conception doutils de gestion Le suivi budgtaire, capacit de suivre les frais de service de/des directions assistes La constitution de dossiers spcifiques La recherche, analyse et traitement de linformation La communication (assurer les relations internes et externes) Les principes du classement documentaire Aisance dans la rdaction et lexpression oraleQualits requises Faire preuve dautonomie Grer les priorits Rendre compte de son activit sa direction Respecter la confidentialit des informations Sadapter de nouvelles missions et de nouveaux outils tre force de proposition, ractivit Bonne communication Diplomatie Sens pouss de l''organisation Gestion du tempsPlanification et Prise de dcision : Planification des runions clefs et invitation des acteurs clefs Rle de conduite de projet et de coordination des acteurs internes et externes Initiatives et dcisions prendre en autonomie pour amliorer le temps de traitement de sujet simples ou moyennement complexesAdditional informationNous croyons que la diversit des modes de pense et des parcours de nos employs contribue au succs de lentreprise. Toutes les candidatures correspondant au profil seront examines de faon quitable, indpendamment de la couleur, la religion, le sexe, lorientation et lidentit sexuelle, le pays dorigine, la situation conomique, le handicap, lge ou toute autre caractristique du candidat protge par la loi. Nous sommes fiers dtre une entreprise ouverte tous, ave