Requirements: French
Company: Agence rgionale de sant - Provence-Alpes-Cte-d''Azur ( ARS Paca )
Region: Marseille , Provence-Alpes-Cte d''Azur
propos de nous : L''Agence Rgionale de Sant (ARS) Paca est un tablissement public administratif qui dfinit et anime la politique rgionale de sant dans le cadre de la stratgie nationale. Notre agence couvre divers domaines, y compris les services de sant, la veille sanitaire, la sant publique, la sant environnementale et la prise en charge mdico-sociale des personnes ges et handicapes.
Description du poste : En tant qu''Assistant(e) de Direction, vous jouerez un rle crucial dans le bon fonctionnement de l''agence. Sous la responsabilit et en relation troite avec la Cheffe de cabinet, vous assurez un secrtariat de direction au service du Directeur Gnral, du Directeur Gnral Adjoint, du Directeur de Cabinet et de la Secrtaire Gnrale. Vous tes garant(e) de la bonne organisation du temps des Directeurs et de la Secrtaire Gnrale, ainsi que de la qualit des relations avec les directions et partenaires.
Responsabilits principales :
- Soutien la gouvernance : tablir et grer les calendriers et les ordres du jour, mettre jour les tableaux de suivi, diffuser les documents de support et les comptes rendus.
- Tches de secrtariat : Grer le secrtariat de diverses instances, y compris la gestion des ordres du jour, les convocations, la prparation des dossiers et la rservation des salles.
- Communication : Rceptionner et diriger les appels destins la direction gnrale.
- Organisation des runions : Organiser des runions (en prsentiel, audio ou visioconfrence), grer la logistique et rdiger les comptes rendus.
- Gestion documentaire : Constituer et grer les dossiers, coordonner avec les services et partenaires, et assurer le retour et la vrification des lments demands.
- Gestion des dplacements : Organiser les dplacements et suivre les frais de mission.
- Gestion du courrier : Traiter le courrier entrant et sortant l''aide du logiciel Elise.
- Archivage : Grer et traiter les archives de la Direction Gnrale.
- Gestion des fournitures : Superviser les commandes de fournitures pour la Direction Gnrale.
Comptences et qualifications requises :
- Techniques administratives : Expertise en procdures administratives et outils bureautiques - qualits rdactionnelles.
- Gestion de l''information : Capacit recueillir et traiter l''information efficacement.
- Organisation des runions : Matrise de l''organisation et de la gestion des runions.
- Gestion documentaire : Comptence en prparation et archivage de documents.
- Communication : Bonnes comptences en communication et en relations interpersonnelles.
- Travail en quipe : Capacit travailler en collaboration.
Qualits souhaites :
- Rigueur : Attention aux dtails et prcision.
- Ractivit : Capacit ragir rapidement et efficacement.
- Discrtion : Maintien de la confidentialit et du professionnalisme.
- Initiative : Proactivit et capacit prendre des initiatives.
Emploi de catgorie B ouvert aux titulaires de la fonction publique, aux agents contractuels de droit public (CDD) et aux personnels issus d''organismes de scurit sociale.