Requirements: French
Company: GovJobs
Region: Walferdange , Luxembourg District
Statut : Employ de l''tat, Fonctionnaire
Qui recrute ?
Institut de formation de l''Education nationale (IFEN)
Missions
- Assurer la gestion administrative des formations :
- Rviser les descriptifs de formation;
- Saisir les donnes administratives (code, sances, etc.) et publier en ligne les formations;
- Assurer le suivi des formations (validation, annulation) et leur organisation pratique;
- Assurer la rservation de l''hbergement des formateurs;
- Assurer la rservation de salles des formations externes;
- Assurer la gestion des dossiers dans le cadre des formations externes (constitution des dossiers, transmission);
- Assurer la gestion des questionnaires d''valuation (dition, mise disposition, traitement brut, transfert).
- Assurer la gestion administrative des inscriptions :
- Grer les inscriptions;
- Assurer le suivi des inscriptions (validation, refus, gestion de la liste dattente, dsinscription, relance);
- Assurer la gestion des prsences/absences;
- Assurer la gestion des attestations de participation et/ou des certificats de russite.
- Assurer la gestion des comptes applicatifs :
- Grer les comptes Formateur et Participant (traitement des demandes, validation, mise jour et suivi personnalis le cas chant).
- Assurer la gestion des demandes de participation aux frais dinscription :
- Enregistrer, traiter et assurer le suivi des demandes de participation aux frais dinscription.
- Assurer le suivi administratif des parcours de stage :
- Assurer le suivi du dossier de chaque stagiaire (dispense, rduction, interruption, parcours individuel, archivage).
- Assurer l''organisation dexamens dans le cadre du stage :
- Grer linscription des candidats et leur convocation;
- Mettre en forme les questionnaires dexamen;
- Organiser les preuves et veiller leur bon droulement;
- Assurer le suivi des examens (remise des copies aux valuateurs, rception des copies corriges, saisie des rsultats, archivage des copies, communication des rsultats);
- Compiler les notes pour la commission de validation.
- Assurer un accueil auprs des participants et des formateurs :
- Conseiller, orienter et clarifier selon les besoins exprims.
- Contribuer lvolution du dispositif et la gestion de la qualit :
- Veiller au respect des procdures lies lexercice de la fonction;
- Contribuer lvolution des procdures lies lexercice de la fonction.
Profil
Comptences techniques
- Lgislation/Rglementation :
- Connatre la lgislation et la rglementation de l''administration.
- Procdures internes :
- Connatre l''organisation ainsi que les procdures et processus relevant de l''administration;
- Connatre et savoir appliquer les procdures et processus en place relevant de lexercice de la fonction;
- Connatre et savoir appliquer les rgles tablies au sein de l''administration en matire de protection des donnes;
- Connatre la charte d''accueil et les engagements pris dans ce domaine par l''administration.
- Aptitudes techniques :
- Possder les comptences thoriques et pratiques pour garantir, selon ses attributions, une gestion et une organisation efficace des formations programmes;
- Communiquer de manire s''adapter ses interlocuteurs, au contexte et l''objectif des informations transmettre;
- Savoir appliquer les rgles de l''accueil physique et tlphonique.
Comptences comportementales
- Analyser : Vous valuez les informations, donnes et contenus de manire critique, le cas chant dans un environnement digital, vous identifiez les liens logiques et restituez linformation dans une synthse complte et cohrente;
- Mettre en uvre des solutions : Vous prenez linitiative de rsoudre les problmes, vous mettez en oeuvre les solutions et vous agissez pour amliorer les processus et les mthodes de travail en tenant compte des volutions technologiques;
- Soutenir : Vous agissez comme rfrence, vous accompagnez les collgues, vous les guidez et les soutenez en stimulant la coopration autour de lobjectif commun;
- Servir le client-usager : Vous accompagnez le client-usager de manire personnalise, vous entretenez des contacts rguliers et constructifs, vous appliquez les lignes de bonne conduite administrative;