Requirements: Dutch
Company: Orelia Zorg
Region: Ghent , Flanders
Je bent een administratieve duizendpoot en speelt een essentile rol in de ondersteuning van verschillende teams binnen ons hoofdkantoor. Je beheert uiteenlopende administratieve taken, zoals het opvolgen van processen voor Finance/Procurement, Bouw, Facility, ICT en Preventie. Je werkt nauw samen met leveranciers en externe partners. Dankzij jouw organisatorische talent zorg je ervoor dat alles soepel verloopt. Naast je administratieve verantwoordelijkheden ben je het aanspreekpunt voor bezoekers en collega's. Hoewel het onthaal slechts een klein onderdeel van jouw takenpakket is, weet je hen vriendelijk en professioneel te verwelkomen. Je rapporteert aan de Manager Bouw Facility en de Management Assistent en draagt bij aan een efficinte werking van ons kantoor. We vertrouwen je graag volgende taken toe: - Je staat mee in voor het onthaal waarbij je onder andere volgende taken opneemt: telefonie, versturen van post, agendabeheer, ontvangst bezoekers, klaarzetten vergaderzalen en andere algemene administratie. - Je beheert de raamcontracten van onze leveranciers en volgt alle wijzigingen hierin op. Je maakt contracten op voor bouwprojecten en voert online updates uit van lopende werfcontracten. - Je staat in voor de controle van de leveranciersfacturen, alsook de facturen van de externe partners. - Je maakt kwartaal-en maandrapporteringen op. - Je vraagt energiesubsidies en groene stroomcertificaten aan en verzorgt de digitale input van de meterstanden. - Je organiseert de brandopleidingen en evacuatieoefeningen en volgt de veiligheidsregisters op. - Je doet de input van de uurroosters van de verschillende teams en maakt verslag op van vergaderingen.Wat verwachten we van jou? - Je kan jezelf goed uitdrukken in Nederlands, Frans en Engels. - Je hebt een eerste werkervaring achter de rug in een administratie en/of onthaalfunctie. - Je hebt een goede kennis van MS Office. Wie ben jij? - Je werkt zelfstandig en neemt van nature uit gemakkelijk initiatief. - Je hebt sterke communicatieve vaardigheden waarbij je service-minded en oplossingsgericht werken vooropstelt. - Je hebt een gevarieerd takenpakket waardoor je een grote flexibele ingesteldheid hebt en steeds bereid bent extra taken op te nemen ter ondersteuning van collega's en/of bezoekers. - Je bent organisatorisch sterk en je bent stressbestendig. Onthaal, ICT, Communicatie, Facility Management, Administratie, Agendabeheer, SEN, Administratie, Bouw, Stressbestendigheid, Engelse taal, Frans, MS Office Suite, Telefonie, Nederlands, Financin, Procurement