Requirements: Dutch
Company: NLwerkt
Region: Utrecht , Utrecht
Wat ga je doen?Defensie is volop in beweging. Het is een grote organisatie met veel locaties. Die moeten allemaal goed bewaakt en beveiligd worden. Daarbij spelen systemen een cruciale rol. Die systemen ontwikkelen zich ook continu, er worden zaken onderhouden, gemodificeerd, vernieuwd en uitgebreid. Het is essentieel dat al die zaken die in de systemen worden aangepast goed gedocumenteerd worden en blijven. Dat betekent dat de documentatie tijdig, volledig en correct op de juiste plaatsen en op de juiste media (digitaal) verwerkt wordt en opgeslagen.Daar kom jij in beeld, als onze Medewerker Beveiligingsdocumentatie bij Defensie werk je aan het cordineren van beveiligingsdocumentatie en draag je bij aan de kwaliteit van onze elektronische beveiligingsoplossingen.In deze baan ga je vooral aan de slag met het in ontvangst nemen, archiveren en digitaal verwerken van ontwerpen van elektronische beveiligingsoplossingen. Je bent het aanspreekpunt voor vragen over beveiligingsdocumentatie en draagt bij aan de verbetering van onze processen.Waar ga je werken?Je gaat werken bij de projectorganisatie Defensie Bewaking en BbeveiligingsSystemen (DBBS), een onderdeel van de Defensie Bewaking en BeveiligingsOrganisatie (DBBO). Het DBBS project is gericht op de vernieuwing en verbetering van huidige bewakings- en beveiligingssystemen. Onze projectorganisatie bestaat uit verschillende teams en clusters. Het team waar jij mogelijk in gaat werken maakt deel uit van Cluster Scope, dat verantwoordelijk is voor het ontwerp en de implementatie van nieuwe beveiligingssystemen.In jouw team werk je samen met een Teamleider, een Adviseur Kwaliteit en twee Junior Adviseurs Kwaliteit aan het ontwerp en de implementatie van nieuwe beveiligingssystemen.Er wordt fijn samengewerkt en de Teamleider vindt het belangrijk dat er een prettige werksfeer is, open en eerlijke communicatie, waarbij we gezamenlijk de klus moeten klarenWat ga je doen?In een projectorganisatie is er altijd veel te doen en is aanpakken belangrijk. Het accent van je werkzaamheden zal liggen op:Cordineren van beheer van de beveiligingsdocumentatie. Beheren van de basisadministratie.Fungeren als aanspreekpunt voor vragen over beveiligingsdocumentatie.Archiveren en digitaal verwerken van ontwerpen van beveiligingsoplossingen.Verzamelen, controleren op compleetheid en rubriceren van project en systeem informatie.Beheren en bewaken van agenda''s/jaarplanning, maken van planningen, overzichten en voortgangsrapportages.Verbeteren en onderhouden van ondersteunende administratieve procedures en processen.Faciliteren, deelnemen aan en notuleren van diverse vergaderingen.Verrichten van voorkomende benodigde ondersteunende werkzaamheden, zoals vergaderzalen reserveren, cateringfaciliteiten regelen en kantoorartikelen bestellen. Toegang tot ruimten cordineren i.v.m. onderhoudswerkzaamheden door derden.Wie zoeken weWie ben jijOm deze leuke baan goed uit te voeren, breng je de volgende eigenschappen en competenties mee:Plannen, je zorgt voor overzicht in de status en voortgang het projectNauwkeurig, gestructureerd en georganiseerd in je werk,Goede communicatieve vaardigheden, je kunt met alle stakeholders helder communiceren.Servicegericht en resultaatgericht, je vindt het leuk om de teamleden te helpen en je houdt daarbij altijd oog op te behalen resultaten.Samenwerken, je bent een echte teamplayer die ook zelfstandig goed uit de voeten kan.Verbinden; je weet collegas binnen hetzelfde werkveld samen te brengen of de schakel te zijn.Wat neem je mee?Deze baan verlangt ook dat je ervaring hebt opgedaan en beschikt over een minimum opleidingsniveau. In dit geval zijn dat:Mbo-niveau 4 of hogerRelevante werkervaring in een soortgelijke functieZeer vertrouwd met administratieve en organisatorische processen en systemen.Positieve instelling.Wat bieden wij?Je levert een persoonlijke bijdrage aan de veiligheid van je land en haar burgers.Aantrekkelijke werkgever vanwege een goed loon en werkzekerheid.Dynamisch speelveld.Nauwe betrokkenheid van collega.Ontwikkelmogelijkheden.Flexibiliteit, werk-privbalans, fijne werksfeer.Ruimte voor persoonlijke groei.Hoe ziet je dag eruit?Je hebt een dagstart met je directe collegas van hooguit 15 minuten, waarbij je in hoofdlijnen met elkaar doorspreekt wat je die dag te wachten staat.Je kunt deze dagstart ook als afsluiter van de dag gebruiken (fysiek of via Teams).Daarna check je de mailboxen (die van jezelf alsmede die van het team) en zet je te verrichten werkzaamheden over in je agenda (als taak) van die dag of week (verspreiding van taken; prios op de dag zelf). Je controleert de invulling van de vergaderruimtes zodat je kan inspelen op de vraag naar beschikbaarheid van anderen.Afhankelijk van je taken zet je voorbereidende werkzaamheden voor een overdracht van beveiligingsdocumentatie uit in je agenda en datzelfde geldt voor het notuleren van vergaderingen. Zorg dat je voldoende tijd in je agenda overhoudt voor Ad Hoc taken.Rond half 12 is he