Requirements: French
Company: Exquando
Region: brussels region, belgium, belgium , Brussels
Exquando est une socit de consultance spcialise dans le conseil et l''accompagnement en gestion et gouvernance de l''information. Nous veillons ce que la bonne information soit disponible au bon endroit pour la bonne personne afin que les organisations puissent prendre les bonnes dcisions en toute confiance.
Afin de renforcer notre quipe, nous recherchons actuellement un.e Document Controller.
Afin de favoriser une collaboration efficace et de qualit, le Document Controller contribue assurer que la documentation utilise par le client, ses partenaires et collaborateurs est fiable, correcte, complte et bien communique. Il/elle fait partie d''une quipe projet et est en charge de grer et contrler les documents qui sont produits pendant les diffrentes phases du projet via un outil de gestion intgr.
Il sagit dune fonction majoritairement oprationnelle qui demande de la rigueur et un grand sens du service.
Descriptif de fonction:
Voici une liste non exhaustive des tches effectuer. Cette liste peut varier en fonction des missions et des clients.
- Suivre le cycle de vie des documents: Cration, rvision, approbation, diffusion et archivage des documents techniques tout au long du projet
- Contrler la qualit: Vrification de l''exactitude, de la cohrence et de la lisibilit des documents, en s''assurant qu''ils respectent les normes et les conventions de l''entreprise
- Grer les versions: Suivi des diffrentes versions des documents et maintien d''un historique complet des modifications laide dune liste de dlivrables
- Diffuser les documents: Mise disposition des documents pertinents aux intervenants appropris au bon moment
- Appliquer, mettre jour et amliorer les procdures de gestion documentaire
- Utiliser des outils de gestion documentaire: Matrise des logiciels de gestion documentaire (GED), y compris les contrles daccs dans certains cas, et des outils collaboratifs (Teams) pour faciliter le traitement et le partage des documents
- Former et donner du support aux utilisateurs sur loutil et sur les procdures
- Produire des rapports/dashboard sur l''tat de la documentation du projet: Dfinir le plan d''action correctif et le faire excuter
- Donner du feedback lors de runions de projets sur ltat de la documentation
- Scanner des documents importants tels que des protocoles
Qualification et exprience requises:
- Intrt pour la gestion documentaire
- Affinit ou curiosit pour le travail dans un environnement technique. La majorit de nos clients collaborent avec nous dans le domaine de lengineering
- Premire exprience en tant que document controller ou en tant qu''assistant.e de projet
- Trs bonne connaissance crite et parle du franais et du nerlandais
- Bonne connaissance de Microsoft Office
- Une connaissance de un ou plusieurs logiciels de gestion documentaire est un plus (Aconex, LiveLink, Sharepoint, ACC...)
Comptences requises:
- Bon sens de l''organisation et de la coordination, sens des priorits
- Rigoureux(se) et soucieux(se) des dtails
- Aisance orale dans le cadre de prsentations/formations et bonne capacit rdactionnelle
- Flexible et bon esprit d''quipe
- Capable de travailler la fois de manire autonome et en quipe
- Orient(e) service et client
- Bonne capacit d''coute et de comprhension des enjeux
Ce que nous pouvons vous offrir:
Exquando vous offre la possibilit de dvelopper vos connaissances et votre expertise dans un environnement passionnant et stimulant. Nos clients sont des organisations majeures des secteurs de la construction, pharmaceutique, bancaire, de l''nergie et de l''assurance.
Une formation adquate en interne sera fournie. Vous serez encourag.e changer avec la communaut professionnelle de l''information et partager vos connaissances et votre exprience nouvellement acquises.
L''environnement de travail chez Exquando est dynamique et flexible. Nous encourageons la crativit et la proactivit. Et nous aimons prendre du plaisir au travail ! Nous offrons un contrat dure indtermine, temps plein et un package salarial attractif. Notre sige d''exploitation est bas Wavre, mais certaines missions peuvent ncessiter une prsence, court, moyen ou mme plus long terme chez les clients. Du tltravail partiel est autor