Type de contrat : CDD
Description du poste :
Au sein de de la Direction Régionale de FRANCE TRAVAIL AUVERGNE-RHONE-ALPES (Lyon 7ème) , vous serez sous la responsabilité de la Responsable du Service Gouvernance et Affaires Institutionnelles.
Vous serez amené (e) à être en relation avec l’ensemble des services de la Direction Régionale pour le compte des membres du comité de direction régional et de la Responsable de Service.
Vos missions :
- Assister le comité de Direction Régional
- Assurer la gestion d’agendas dans une logique d’optimisation du temps et répondre aux sollicitations
- Concevoir, rédiger et mettre en forme des courriers/courriels, des supports de réunions, notes de synthèse, instructions en analysant et en orientant vers le service approprié, en veillant au respect des délais de réponses et de prise en charge
- Organiser des rencontres et des déplacements professionnels avec les acteurs clés et gérer les notes de frais associées
- Planifier, organiser et suivre des évènements, des réunions et séminaires
- Gérer et suivre des dossiers, collecter des informations, préparer des documents administratifs et financiers afin d’accompagner le management dans sa prise de décision
- Contribuer à des réunions, proposer des ordres du jour et assurer la transmission et le partage d’informations
- Actualiser, classer et archiver des documents relatifs aux activités de la direction en vue de garantir l’organisation documentaire
- Prendre en charge des aspects logistiques de la direction (inventaire, stocks, recensement des besoins et commandes) en vue de garantir l’approvisionnement de la structure
- Réaliser des opérations de gestion administrative du personnel (gestion des absences et congés, gestion du temps…)
Vous avez une bonne connaissance des institutions publiques et justifiez d'une expérience significative en assistanat de Direction au sein de différentes équipes
Vous savez agir en responsabilité
Vous êtes proactif (ve) et vous justifiez d'une bonne capacité d’adaptation au sein d'environnements complexes
Ce poste nécessite des qualités rédactionnelles, de rigueur et d'organisation.
- Vous aimez organiser et optimiser des activités administratives et logistiques, dans un rôle facilitateur du travail de chacun pour contribuer à l’efficacité collective
- Vous savez collecter, traiter, mettre en forme les informations et utiliser les outils collaboratifs internes de manière structurée (Teams, Outlook…)
- Vous savez identifier les besoins de vos interlocuteurs et construire les réponses adaptées en mode collaboratif
- Vos capacités rédactionnelle, relationnelle et de synthèse vous permettront contribuer à la circulation des informations dans une dynamique d’aide à la décision
- Votre connaissance des outils et logiciels nécessaires à la production de supports d’information et à la gestion administrative et logistique est un atout déterminant
Alors, n’hésitez pas et postulez !
A compétences égales, les candidatures des personnes en situation de handicap seront particulièrement valorisées.