Requirements: Dutch
Company: NLwerkt
Region: Ouddorp , South Holland
Wat ga je doen?Wat ga je doen?1. Behandelt inkomende en uitgaande documenten op diverse (operationele) informatiesystemen, onafhankelijk van de informatiedrager door:Het op dit gebied 24/7 ondersteunen van (speciale)operaties en oefeningen, alsmede het ondersteunen van het Actieteam DOPS (CAT) bij calamiteiten;Het beoordelen van inkomende en uitgaande documenten op archiefwaardigheid;Het uitvoeren van de basisregistratie van documenten, inclusief metadata in het DMS;Het op basis van kennis van het verzorgingsgebied verzenden en distribueren van documenten;Het scannen van documenten;Het aangeven van de routing van documenten.2. Zorgt voor de initiele registratie van ingekomen, uitgaande en interne archiefwaardige informatieobjecten in het defensiebrede documentmanagementsysteem (DMS) door:Het bepalen van metagegevens van informatieobjecten alsmede het vastleggen van dezeelementen in het postregistratiesysteem of DMS;Toepassen van de juiste behandelwijze conform de geldende regelgeving op basis van het rubricerings- en merkingsniveau;Het toezien op de juiste behandeling van gerubriceerde en gemerkte documenten en gegevens;Het toezien op naleving van relevante regelgeving en richtlijnen binnen (dynamisch) informatiebeheer;Het controleren op volledigheid en het verzendklaar maken van informatieobjecten.3. Verzorgt de verblijfplaatsadministratie en de afdoeningscontrole van documenten in het postregistratiesysteem of DMS door:Het bewaken van de voortgang en afdoening van documenten;Het aangeven van de routing van documenten;Het toezien op de juiste behandeling van gerubriceerde en gemerkte documenten en gegevens.4. Ondersteuning van de bedrijfsvoering op het gebied van informatiebeheer door:Het optreden als eerste aanspreekpunt;Het beantwoorden van klantvragen;Het n.a.v. informatieverzoeken beschikbaar stellen van documenten en gegevensbestanden.5. Voert (operationele) verbindingscentrumtaken op communicatie- en informatiesystemen uit door:Het in 24/7 continuedienst toepassen van berichtenverwerkingsprocedures op gerubriceerde en ongerubriceerde berichten t.b.v. (speciale)operaties en oefeningen, alsmede het ondersteunen van het Actieteam DOPS (CAT) bij calamiteiten;Het overzetten van van informatie naar andere systemen of gegevensdragers (bijv. USB-stick) inclusief het kopieren en verspreiden van CD''s/DVD''sHet beheren van NAVO/EU distributie- en landenlijsten;Het indien van toepassing offline vercijferen en ontcijferen van berichten op hiervoor geeigende communicatie- informatiesystemen;Het gebruikersbeheer op de diverse communicatie- en informatiesystemen d.m.v. het melden van verstoringen en bewaken van de voortgang bij het oplossen hiervan;Het bijhouden van een dagboek (wachtjournaal) ter ondersteuning van de overdracht van diensten binnen de 24/7 continuedienst;Het in voorkomend geval voorbereiden en uitvoeren van de procedures bij uitwijking van het DOC.Wie zoeken weWat vragen we?Wij zoeken een enthousiaste gemotiveerde collega die zowel in teamverband als zelfstandig moet kunnen werken. Het werken bij de DOPS maakt het noodzakelijk om onderscheid te maken in belangrijke en minder belangrijke verwerking van informatie. Het werken vraagt een flexibiliteit m.b.t. het verrichten van de diensten, zo wordt er 7 dagen gedurende 24 uur dienstverlening geleverd aan de DOPS. Bij het uitvallen van een collega moet de dienst overgenomen kunnen worden. De functionaris heeft veel contact met de klant en moet in staat zijn de klant te begeleiden in het zoeken naar informatie. Aangezien de operationele noodzaak bij de DOPS kan zorgen voor druk is een stressbestendigheid noodzakelijk. Affiniteit met automatisering is van belang doordat er met vele verschillende verbindings- en computersystemen wordt gewerkt.De ideale kandidaat heeft:MAVO/VMBO (TL)/MBO opleiding of een daarmee vergelijkbare combinatie van opleiding en ervaring.SOD 1 (GO) of DIOR-modules zijn een pre. Als je deze niet hebt, dan krijg je de mogelijkheid om deze via Defensie te behalen.Kennis van de Engels taal op basis niveau.Enige ervaring met procedures en terminologie op het gebied van de documentaire informatie.Ervaring met het gebruik van standaard kantoorsoftware, je bent dus digitaal vaardig.Bereidheid om trainingen aan gebruikers te geven.Daarnaast heb je bij voorkeur kennis van de Archiefwet, het Archiefbesluit, de Wet Overheid op Orde en de Wet op de Persoonsregistratie en weet deze toe te passen.Je hebt goede contactuele vaardigheden en overtuigingskracht, zelfstandigheid, nauwkeurigheid, discretie en een dienstverlenende instelling.Competenties:Communiceren: Omdat je veel met de klant in contact staat en je deze zowel schriftelijk als mondeling moet kunnen helpen.Flexibel: Mocht de situatie erom vragen, dan kan jij je aanpassen.Klantgericht: Jij bent het eerste aanspreekpunt voor de klant en je herkent zijn/haar behoeften en belangen.Organisatiegericht: Je houdt rekening met de bijzondere omgeving waarbinnen je werkt; discretie staat hierbij v