Requirements: Dutch
Company: WhatJobs
Region: Ganshoren , Brussels
Een unieke stad wil ook in de digitale wereld de beste zijn. Daarom doet Antwerpen voor zijn ICT-diensten beroep op de mensen van Digipolis. Want bij Digipolis gaan we er elke dag weer voor, met een heel bijzondere missie in het achterhoofd: van de stad een aangename woon- en werkomgeving maken. Dankzij Digipolis kunnen de stads- en politiediensten, het OCMW en verschillende scholen rekenen op de meest dynamische ICT-dienstverlening. Bovendien geven onze mensen niet alleen het beste van zichzelf... ze krijgen er ook heel wat voor terug: rele groeikansen, gevarieerde projecten en tal van opleidingen die hen in staat stellen op de hoogte te blijven van de allernieuwste hightech. En dat alles in een organisatie die de voordelen van priv- en overheidsondernemingen perfect combineert. Klaar om met je ICT-ervaring aan de slag te gaan in Antwerpen? Dan is Digipolis zeker jouw ding!
Functieomschrijving Als Executive Assistant ben jij de rechterhand van de CEO. Je speelt een cruciale rol in de ondersteuning van het management, raad van bestuur en andere beleidsorganen. Je bent verantwoordelijk voor de opmaak van agendas voor vergaderingen, je notuleert en zorgt voor verslaggeving, regelt zakenreizen/dienstreizen, ... Je weet hoe je efficint moet navigeren binnen de complexe structuur van een overheidsinstelling en je bent een eerste aanspreekpunt voor de organisatie richting CEO.
Verantwoordelijkheden
- Je ondersteunt de CEO bij dagelijkse werkzaamheden en het agendabeheer.
- Je notuleert en je bereidt vergaderingen van de Raad van Bestuur en andere beleidsorganen voor.
- Je zorgt voor een soepele communicatie met relevante stakeholders.
- Je stelt verslagen op en rapporteert die duidelijk en accuraat.
- Je hebt sterke en organisatorische skills.
- Je beheert een beperkt aantal contracten en zorgt voor de tijdige opvolging van administratieve processen.
- Je houdt documenten en processen up-to-date.
- Je bent informatiebeheerder voor gevoelige informatie en structurele bedrijfsinformatie.
- Je bent verantwoordelijk voor het organiseren van team- en bedrijfs-evenementen.
- Je werkt nauw samen met HR en administratie.
Profiel Technische Competenties
- Je hebt een opleiding bedrijfs/office management of gelijkwaardig door ervaring.
- Ervaring met Microsoft georinteerde omgevingen zoals Azure, Office 365, Exchange
- Je hebt een hart voor IT maar ook voor eindgebruikers. Daarnaast kan je je vinden in onze kernwaarden: een uitdaging schrikt je niet af, je denkt graag in kansen en oplossingen, je bent een teamplayer n je hebt 100% goesting!
- Je hebt een get the job done mentaliteit.
Gedragscompetenties
- Je bent een betrouwbare rechterhand van de CEO
- Je begrijp de formele en informele verhoudingen binnen de organisatie
- Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie
- Je past je moeiteloos aan veranderende situaties en onverwachte omstandigheden aan.
- Je kan helder en professioneel communiceren, zowel mondeling als schriftelijk in perfect Nederlands.
- Je weet hoe je moet schakelen tussen verschillende communicastijlen en doelgroepen
- Je begrijpt de behoeften van interne en externe stakeholders.
Aanbod Mogelijkheid tot thuiswerken: 2 dagen Groepsverzekering Maaltijdcheques Smartphone Laptop Individuele hospitalisatieverzekering Hospitalisatieverzekering voor familie Tandverzekering Leasefiets Tussenkomst openbaar vervoer Fietsvergoeding 13e maand Prestatiebonus Vakantiegeld Extra-legale vakantiedagen Thuiswerk
Bijzondere missie - Bij Digipolis heb je een heel bijzondere missie: werken in, samen met en voor je eigen stad. Samen zetten we Antwerpen op de kaart als slimme stad.
En team - In Digipolis is iedereen aanspreekbaar en werken we allemaal samen aan oplossingen en bangelijke resultaten. Rangen en standen, daar doen wij niet aan. Wel aan kennisdeling, elkaar inspireren en co-creatie.
Verloning - Bij Digipolis krijg je, naast een competitief loon, ook maaltijdcheques (8euro), een dertiende maand, een gratis hospitalisatieverzekering voor jou, je partner waarmee je samenwoont/echtgenoot en je kinderen, een groepsverzekering, een fietsvergoeding of een gratis abonnement voor het openbaar vervoer, laptop en gsm. Fiets kan je leasen en werken doe je in glijtijd (werken 1.0) of op resultaat (werken 2.0)
Jouw collega's Wat je bij Digipolis mag verwachten? Een job met een bijzondere
missie. Een job met gelijkgestemde collega's, want iedereen hier heeft
minstens n ding gemeen: een hart voor de stad.
Ben je sterk IT-minded en oplossingsgericht? Kan je goed luisteren en een probleem juist plaatsen? Is