Support administratif Property Management

Brussels , Brussels, Belgium

Type: n/a

Category: Customer Service & Support

Requirements: French
Company: Vicinity
Region: Brussels , Brussels

A propos de Vicinity

Chez Vicinity, notre mission est de fournir des logements locatifs de haute qualit, durables et abordables pour tous. Nous concevons, dveloppons et grons des projets rsidentiels innovants, et nous visons simplifier la vie de nos locataires grce la digitalisation et une offre de services adapts.

Notre approche dinvestissement repose sur trois priorits : accessibilit financire, durabilit et mobilit. Avec une quipe engage et exprimente, nous assurons une gestion efficace de notre fonds et de nos proprits, offrant des rsultats solides nos investisseurs.

Vicinity gre actuellement plus de 1.000 logements (oprationnels ou en dveloppement) Bruxelles, Lige et Anvers. Pour renforcer notre quipede Property management et contribuer notre croissance, nous recherchons un (e) Support Administratif Property Management.

Vicinity Affordable Housing Fund est un fonds immobilier rglement en Belgique (GVBF/FIIS) approuv par la FSMA.

LOCALISATION

Nous sommes situs Watermael-Boitsfort, 1170 Bruxelles.

TYPE DE CONTRAT

Employ (e)

DEBUT

Immdiatement

MISSION

En tant que Support Administratif Property Management, vous assurez un support administratif et oprationnel efficace aux activits de gestion immobilire, en tant le premier point de contact pour les locataires et les candidats locataires. L''objectif est de garantir une exprience de service et de support aux locataires et futurs locataires. Vous travaillerez en troite collaboration avec le commercial en charge de la mise en location ainsi quavec les quipes de Property Management et de gestion technique.

RESPONSABILITS

1. Support administratif la mise en location

• Envoyer aux candidats locataires le dossier de candidature.
• Rdiger et coordonner la signature du bail en collaboration avec le commercial en charge de la location.
• Coordonner la gestion des garanties locatives.
• Enregistrer le bail auprs des autorits comptentes.
• Enregistrer toutes les donnes et informations ncessaires au suivi du locataire dans loutil de gestion (Asana/YouRent).
• Suivre le tableau de renouvellement de bail et fournir un reporting au service de commercialisation des biens.

2. Support administratif la gestion quotidienne des biens

• Assurer lassistance tlphonique et de premire ligne (e-mails, tickets et demandes via la plateforme de gestion) face aux problmes rencontrs par les locataires.
• tre le premier point de contact pour toute question administrative ou technique avant la transmission vers l''quipe concerne.
• Collaborer avec lquipe Property Management et les gestionnaires techniques sur le suivi des problmes techniques survenant dans les immeubles.

3. Coordination, documentation et support au dpartement:

• Maintenir une base de donnes locative jour (documents lgaux, certificats, contrats).
• Assurer le classement et l''archivage numrique des documents pour garantir une bonne gestion de la base dinformation et de donnes.
• Soutenir lquipe et le Head of Property Management dans la prparation des rapports, suivis budgtaires, autres tches administratives, gestion des rendez-vous.
• Envoyer des courriers type (locataire, fournisseur, etc)
• Vrifier lONSS et la TVA des fournisseurs
• Grer les bons de commande

4. Back up au sein de lquipe Property Management

Assurer les fonctions de back-up(Property Management, commercial, permanence, ) afin doffrir la meilleure exprience nos locataires et candidats locataires en cas dabsence dun collgue, comme les autres membres de lquipe.

PROFIL RECHERCH

1. Exprience

• Formation ou exprience en administration, immobilier ou quivalent.
• Une exprience dans un rle similaire ou en service client de minimum 2 ans est un atout.

2. Comptences interpersonnelles

• Proactivit et esprit dquipe.
• Sens du service client et capacit grer des situations dlicates avec diplomatie.

3. Comptences professionnelles et techniques

• Excellente organisation et gestion des priorits.
• Solides comptences en communication crite et orale.
• Bonne matrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et de gestion immobilire;

4. Langues

• Franais - Bonne connaissance crite et orale
• Anglais Bonne connaissance crite et or

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