Requirements: French
Company: Jobbydoo
Region: Wavre , Wallonia
Pour lun de nos clients, nous recherchons un(e)Employ(e) Administratif(ve) Bilingue Franais/Nerlandais. Vousassurerez la gestion administrative quotidienne, le suivi desdossiers et la communication interne et externe en franais et ennerlandais. 1. Dossiers dexcution pour les quipesdinstallation Mission : Est responsable de la prparation desdossiers dexcution remettre aux quipes de montage Attributions: 1. Sur instruction du responsable du planning des projets ou duchef de chantier concern, constitue le dossier dexcutionncessaire lquipe en charge de la ralisation du projet Sansque cette liste ne soit exhaustive, le dossier comprendra auminimum : - Le plan dimplantation des quipements auquel seraprcis sn statut : In Progress si non-dfinitif et Final si bon pour excution : o Le statut sera dfini par le chef deprojet - La confirmation de commande non-valorise - Le cas chantles informations relatives aux sous-traitants et aux ventuelstechniciens externes en assistance Le dossier dexcution pourratre complt de tout autre document dapplication tel que : - LePPSS et les ventuelles brochures de scurit du client - Lesautorisations daccs - Etc 2. Dossiers as-built Mission : Estresponsable de la classification et la mise jour des documentstechniques relatifs lexcution des projets raliss parlentreprise Est responsable de la constitution des dossiersas-built et de la gestion documentaire y relative Contribue llaboration des fiches techniques en troite collaboration avecle service projets Est responsable de la tenue jour dudocument de suivi des dossiers as-built Attributions : 1. Etabli ettient jour lchancier des dossiers as-built 2. Sinforme auprsdu Matre dOuvrage/Client des exigences en termes structure, deprsentation et de documents constitutifs du dossier as-built 3.Contribue la mise en forme de fiches techniques conformment auxspcificits requises par le Matre dOuvrage Collabore avec lesquipes commerciales et techniques pour obtenir des dtailsspcifiques inclure dans les fiches techniques Actualise lesfiches techniques en fonction des modifications et des volutionsdes projets 4. Collecte les documents techniques auprs desdiffrents intervenants du projets (back-office service commercial,dessinateur, chefs de chantier, sous-traitants, etc.) Le caschant, informe les sous-traitants impliqus dans un projets desnormes relatives llaboration du dossier as-built par latransmission des obligations sur le principe du back to back 5.Organise les informations recueillies de manire systmatique pourcrer des dossiers as-built complets Vrifie l''exactitude et lacohrence des donnes pour garantir la prcision des dossiersfinaux. 6. Utilise les plateformes de gestion documentaire pourstocker, organiser et partager les documents techniques de manirelectronique Suit les ventuelles formations lutilisation desplateformes de gestion documentaire des partenaires de lentrepriseAssure la mise en ligne des documents requis sur les plateformes deGestion Documentaire Effectue les mises jour rgulires pourreflter l''volution des projets et/ou les validations desintervenants externes lentreprise Assure et gre le suivi desstatuts dapprobation des documents 7. Assure la constitution desdossiers as-built physiques (hard copy) Imprime les documentstechniques, les plans techniques introduire dans le dossieras-built Classe chaque document constitutif du dossier as-builtsuivant la structure en vigueur ou impose par le Matre douvragePrpare la note denvoi relative la remise du dossier as-built eten archive lexemplaire sign pour rception par le MatredOuvrage 8. Collabore troitement avec les quipesoprationnelles, les ingnieurs et les responsables de projet pourgarantir la qualit et l''exhaustivit des documents 9. Rpond auxdemandes d''information et fourni un support administratif auxquipes concernes 3. PV de rception provisoire et dfinitiveMission : Est responsable de la classification, de la sauvegardeet de la communication des procs-verbaux de rception provisoireaux intervenants concerns Est responsable de la classification,de la sauvegarde et de la communication des procs-verbaux derception dfinitive aux intervenants concerns Attributions : 1.Collecte les procs-verbaux de rception provisoire et en assure latransmission aux intervenants concerns : - Le coordinateur interne- Le chef de chantier en charge du dossier en vue de la leve desremarques ventuelles - Le reprsentant en charge du dossier - Ladirection administrative en vue de la leve des garanties bancairesventuelles 2. Inscrit au planning et gre le calendrier desdemandes de rception dfinitive 3. Rdige le courrier de demandede rception dfinitive et le fait signer par la direction delentreprise 4. Collecte les procs-verbaux de rception dfini