Zet jij jouw organisatietalent graag in met lef n liefde?
Bij Vivium Zorggroep krijg je alle ruimte om je werk op jouw manier te doen en met plezier te blijven groeien. Want Vivium gelooft dat zorg persoonlijker wordt als medewerkers de ruimte krijgen om cht zichzelf te zijn. In de rol van Bestuurssecretaresse ondersteun je de Bestuurder en de Bestuurssecretaris. Een veelzijdige, zelfstandige functie waarin jij zorgt voor rust, structuur en overzicht in een dynamische omgeving.
De uitdaging!
Als Bestuurssecretaresse ondersteun je zowel de Bestuurder als de Bestuurssecretaris. Jij zorgt ervoor dat zij zich kunnen richten op hun kerntaken, omdat jij op de achtergrond alles soepel laat verlopen. Vertrouwen en een goede werkrelatie zijn hierin essentieel: je bent niet alleen een steunpilaar in de uitvoering, maar denkt ook mee en kijkt vooruit.
Samen met je collega-Bestuurssecretaresse verdeel je het werk op basis van ieders verantwoordelijkheden. Bij afwezigheid nemen jullie elkaar naadloos waar en zorgen jullie voor continuteit.
In deze rol is jouw blik op overzicht, rust en planning cruciaal. Jij bewaakt de balans in de week: je spreidt afspraken zorgvuldig, houdt rekening met voorbereidingstijd en zorgt dat er ruimte blijft om dossiers grondig af te handelen. Door goede afstemming, korte lijnen en een vlotte samenwerking met de Bestuurder en Bestuurssecretaris maak jij echt het verschil.
Tegelijkertijd beweeg je soepel in een omgeving met veel verschillende belangen. Je onderhoudt actief de contacten met interne collegas n externe relaties zoals toezichthouders en samenwerkingspartners. Je begrijpt welke communicatiestijl in welke situatie past en weet tactvol en representatief op te treden.
Jouw belangrijkste taken zijn:
Wie ben jij?
Je bent een ervaren professional met hart voor de zorg en gevoel voor verhoudingen binnen een organisatie die volop in beweging is. Integriteit is voor jou vanzelfsprekend en je weet je hierin professioneel en discreet op te stellen. Dankzij jouw organisatiesensitiviteit en proactieve houding ben je iemand die vooruitdenkt, anticipeert en waar nodig zelfstandig besluiten neemt.
In deze rol sta je stevig in je schoenen. Je weet hoofd- van bijzaken te onderscheiden, stelt prioriteiten en durft daarin ook duidelijke grenzen aan te geven altijd met oog voor de relatie. Je bewaakt het ritme, de rust en de effectiviteit van de agenda en aarzelt niet om daarin te adviseren of bij te sturen.
Je bent oplossingsgericht en weet daarbij op een creatieve en praktische manier je weg te vinden. Je schakelt soepel met verschillende gesprekspartners, van Bestuurder tot toezichthouder, en past je communicatiestijl moeiteloos aan op de situatie. Als mens ben je open, sociaal en sluit je makkelijk aan binnen het team.
Je denkt graag mee over hoe het werk slimmer of efficinter kan. Innovatie spreekt je aan: je staat open voor ontwikkelingen zoals AI en werkt graag mee aan een toekomstbestendige en moderne invulling van het secretariaat.
Daarnaast beschik jij over:
Wat krijg je?
Je krijgt een uitdagende functie voor 32 tot 36 uur per week in een dynamische omgeving, waar je nauw contact hebt met de werkvloer. Bij Vivium werken ze hybride. Dit betekent dat je 1 tot 2 dagen thuis kan werken. Daarbij werk je in ieder geval de woensdag op kantoor. Overige dagen in overleg, waarbij een zekere mate van flexibiliteit gevraagd wordt.
Verder krijg je: