Requirements: French
Company: Elior Services
Region: Crteil , le-de-France
Rattach(e) la responsable du service formation, vous missions sont les suivantes :
A. Annonce des formations :
Rception et planification :
- Rception du planning des formations le 15 de chaque mois pour le mois suivant par le Responsable Htellerie de Sant
- Point mensuel avec le Responsable pour prciser les actions mener.
Communication :
- Cration et envoi des courriers d''annonce de formation aux clients via la bote mail du service formation.
- Archivage des courriers d''annonce dans les dossiers appropris.
B. Rapports de formation :
- Rception et traitement des rapports de formation des formateurs.
- Extraction des informations des stagiaires et cration des courriers de rapport de formation.
- Envoi des rapports aux clients et archivage des courriers.
- Scanner et archiver les rapports de formation, fichiers stagiaires, protocoles, feuilles de prsence, etc.
C. Prparation et logistique pour les formations encadrement :
- Rcupration des listings des participants et prparation des convocations nominatives.
- Envoi des convocations et gestion de la logistique (salle, matriel...)
D. Suivi administratif :
Gestion des documents :
- Centralisation du recueil des besoins auprs de RRH et des Responsables Formation.
- Cration et envoi des conventions de formation (collecte du nombre de personnes, nom des sites, dates...)
- Mise jour et gestion des fichiers stagiaires (noms, date de naissance, horaire de travail)
Facturation et suivi des paiements
- Suivi mensuel des ralisations pour la facturation par entit (ESPS, ERHS, SES, DBG).
- Coordination avec le service comptabilit pour la gnration et l''envoi des factures.
Prise en charge AKTO :
- Dpt des certificats de ralisation, feuilles de prsence et factures sur la plateforme AKTO.
- Archivage des factures et des feuilles de prsence.
- Suivi des paiements et rapprochement des dossiers de paiement.
Suivi des indicateurs :
- Reporting sur la base des indicateurs attendus
E. Gestion des supports et livrables de formation :
Stock et commandes et /ou impression, prparation :
- Gestion du stock des livrets de formation, commande et suivi de la facturation.
- Prparation et impression des dossiers de formation en relation avec les formateurs
Profil :
Formation :
- Bac +2 Bac +3 en Ressources Humaines
Exprience professionnelle :
- 2 5 ans d''exprience dans un poste similaire dans le secteur de la formation professionnelle, idalement dans un organisme de formation.
- Exprience avec les plateformes de dclaration de formation (comme Akto), matrise des procdures Qualiopi, gestion de la facturation et des paiements.
Comptences techniques :
- Excellence matrise des logiciels de la suite Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).
- Connaissance des bases de donnes.
- Excellentes comptences en communication crite et orale.
- Bonne matrise de Qualiopi
Qualits personnelles :
- Capacit grer plusieurs tches simultanment et respecter les dlais.
- Attention aux dtails et prcision dans le travail administratif.
- Capacit travailler de manire autonome.
- Capacit collaborer efficacement avec diffrents services et partenaires.
Rmunration : 30 k - Agent de Matrise