Requirements: Dutch
Company: Invesis
Region: Utrecht , Utrecht
Functietitel: Officemanager
Kantoorlocatie: standplaats Utrecht (en incidenteel in Brussel)
Aantal uur/full-time equivalent: 1 fte, (0,8 bespreekbaar)
Expertise: ervaring als officemanager
Bij Invesis, marktleider in DBFM-projecten, zoeken we een officemanager die onze collegas optimaal laat presteren en zich thuis laat voelen. Je ondersteunt zowel het Nederlandse (hoofd)kantoor als ons team in Brussel. Sluit je aan bij d internationale expert in sociale en civiele infrastructuur!
Het profiel
De rol van Officemanager bestaat onder andere uit de volgende elementen:
Officemanagement
Je zorgt (samen met alle collegas) voor een goede werkingomgeving.
- Je bent aanspreekpunt voor alle zaken die betrekking hebben op een fijne werkomgeving en lost eventuele problemen op.
- Je onderhoudt hiervoor contacten met:
- de verhuurder en facilitair manager van het pand,
- leveranciers,
- dienstverleners.
- Je voert periodieke inspecties uit, inclusief n keer per jaar de verplichte veiligheidsinspectie.
- Je ontvangt, registreert en begeleidt bezoekers.
- Je organiseert evenementen voor het Nederlandse en Belgische team, zoals:
- Werkoverleggen,
- Kerstdiner,
- CSR-activiteiten,
- Teamuitjes.
Management assistant
- Je fungeert als managementassistent van de directeur van de Business Unit Nederland-Belgi.
- Je beheert de agenda en plant vergaderingen, afspraken en (internationale) reizen.
- Je ondersteunt de leden van het Management Team van de Business Unit, en incidenteel ook andere collegas, met agendabeheer en reisplanning.
- Je organiseert vergaderingen en overleggen van de Business Unit en alle onderliggende afdelingen.
- Je beheert documenten, sjablonen en formats die binnen de Business Unit worden gebruikt.
- Je bent verantwoordelijk voor het opstellen en bijhouden van diverse rapportages binnen de Business Unit.
Algemene taken:
- Je werkt nauw samen met de officemanagers van andere Business Units aan Invesis-brede activiteiten en afspraken die meerdere units overstijgen.
- Je stemt regelmatig af met de Executive Assistant van de CEO, die eveneens werkzaam is op het kantoor in Utrecht.
Wie Zoeken Wij?
Voor deze rol zoeken wij iemand met een sterke passie voor het ondersteunen van de business en het organiseren van werk gerelateerde evenementen. Je hebt de drive om het kantoor optimaal te laten functioneren als een plek waar hard gewerkt wordt, creativiteit de ruimte krijgt en een positieve sfeer heerst die collegas motiveert om naar kantoor te komen.
Tegelijkertijd toon je integriteit in je werk, neem je verantwoordelijkheid voor resultaten en ben je gemotiveerd om in samenwerking met anderen uitmuntende prestaties neer te zetten.
De ideale kandidaat:
- Heeft minimaal 5 tot 10 jaar ervaring als officemanager of secretaresse/secretaris.
- Beschikt over minimaal een mbo 4-opleiding in een relevante richting, zoals Officemanagement, Managementassistent of Directiesecretaresse.
- Is in het bezit van een BHV-diploma of bereid deze opleiding te volgen.
- Haalt voldoening uit het ondersteunen van collegas, zodat zij kunnen floreren en excelleren in hun werkomgeving.
- Is sterk in het organiseren van evenementen, zoals overleggen, teamuitjes en kerstborrels.
- Beheerst zowel de Nederlandse als Engelse taal uitstekend, in woord en geschrift beheersing van het Frans is een pr.
- Is goed bekend met e-mail- en agendabeheer in Outlook.
- Kan professioneel werken met Word, PowerPoint en bij voorkeur ook Excel.
- Is proactief, oplossingsgericht en heeft een echte hands-on mentaliteit.
- Woont bij voorkeur in (de omgeving van) Utrecht.
Je rapporteert aan de directeur van de Business Unit en maakt deel uit van een internationaal team.
Wat kun je van ons verwachten?
Een uitdagende en continu veranderende omgeving in een vooruitstrevende organisatie. Je komt in een team waar oog is voor elkaar. Naast een aantrekkelijke salaris- en secundaire arbeidsvoorwaardenpakket ondersteunen wij verder persoonlijke groei en ontwikkeling.
Bij Invesis vormen onze vier kernwaarden de basis van alles wat we doen:
Langdurige Samenwerking Wij geloven in het opbouwen van duurzame relaties met onze partners, klanten en gemeenschappen.
Integriteit We handelen met eerlijkheid, transparantie en verantwoordelijkheid bij elke beslissing die we nemen.
Drive om te excelleren We streven voortdurend naar verbetering, stellen hoge standaarden en leveren uitstekende resultaten.
Respect en Verantwoordelijkheid We behandelen iedereen met respect en nemen verantwoordelijkheid voor onze mensen, ons werk en onze impact op de wereld.
Dez