Requirements: French
Company: Fondation AJD Maurice Gounon
Region: Caluire-et-Cuire , Auvergne-Rhne-Alpes
Vous aimez aller à la rencontre des autres ? Vous avez envie de travailler dans une entreprise à taille humaine dans le secteur social ?
Alors nous vous attendons !
La Fondation AJD recrute un/une assistante de direction pour son siège social à Caluire et Cuire (proche de Lyon).
Siège social de la Fondation
Lassistant(e) de direction est basé(e) au siège de la Fondation. Sous la responsabilité directe des trois membres du directoire et en dernier recours du Directeur Général, lAssistant(e) de direction est une clé du fonctionnement de la Fondation dont il/elle assure :
- Dune part lorganisation de la fonction accueil
- Dautre part le suivi puis le classement des différents dossiers
- Enfin la réalisation de certaines activités spécifiques
Description du Poste
Il/elle organise la fonction accueil :
- Laccueil physique et téléphonique au 3 montée du petit Versailles ; la qualité de vie des équipes résidentes ou venant sur le site (en lien avec le DGA) ; la participation des mécènes et donateurs (en lien avec la responsable des partenariat et responsable communication)
- Laccueil téléphonique avec le filtrage qui en découle
Il/elle assure le secrétariat de direction pour le compte des 3 membres du directoire :
- Gestion agenda, planning, rendez-vous, suivi des différentes instances et notamment préparation des dossiers, convocations, .
- Maîtrisant loutil numérique, il/elle se dote dun chrono et de tableaux de bord pour la gestion des différents dossiers dont il/elle a la charge du suivi.
- Gestion Electronique des documents du siège et de la Fondation
- Rédaction des courriers
- Suivi des procédures légales à mettre en uvre : information Préfecture, si besoin porter le point aux instances idoine, votes, procès-verbaux, etc.
- Participation aux réunions mensuelles de fonctionnement des salariés du siège et au Conseil de Surveillance dont elle rédige les comptes rendus ou procès-verbaux
- Organisation logistique des différentes réunions (salle, repas, prise de contact avec les prestataires)
Il/elle assure la circulation de linformation entre la Direction Générale et les différents services (fonctions supports, établissements et partenaires)
Il/elle apporte un soutien particulier au service communication dans la gestion des dons notamment.
Il/elle a en charge le suivi des dossiers de Legs et dAssurance Vie :
- Constitution des dossiers et analyse des projets dacte à destination ou en provenance des notaires en vue de leur acceptation par Directoire et/ou Conseil de Surveillance ; relations avec les intervenants impliqués dans les dossiers (notaires, assurances, préfecture, impôts, colégataires, agents immobiliers, )
- Suivi des Dossiers de succession et dassurance vie de louverture jusquà lencaissement
- Suivi de lexécution des charges testamentaires
Il/elle met en place les procurations bancaires en lien avec les établissements et réalise les ouvertures de comptes
Il/elle gère des dossiers administratifs transversaux pour lensemble de la Fondation et les plateformes
Il/elle organise les évènements liés à lactivité de la Fondation
Profil souhaité
- Confidentialité absolue, discrétion, rigueur
- Qualités relationnelles : sens de lécoute, diplomatie, psychologie, patience
- Anticipation, organisation, respect des délais, sens des priorités, discernement
- Savoir être réactif et disponible Autonomie Sens aigu de linitiative
- Capacité dadaptation et gestion du stress
- Maîtrise des outils de bureautique : connaissance des principaux logiciels : Word, Excel
- Aptitude rédactionnelle, synthèse, prise de note
- Bonne expression orale et écrite
- Respect des procédures et des normes
- Capacité à faire circuler linformation
Informations importantes
- Poste à pourvoir dès que possible
- Poste basé à Caluire et Cuire
- Rémunération en fonction du profil et de lexpérience selon la grille de la CCN66
Les avantages
- Tickets Restaurant
- Prime S&#