Requirements: French
Company: IDEX
Region: Boulogne-Billancourt , le-de-France
Premier Groupe Franais Indpendant De Services L''nergie Et L''environnement, Nous Sommes Prsents Sur L''ensembleDe La Chane De Valeur nergtique. Notre Ambition, Dcarboner LesTerritoires Au Travers Nos Activits : - La production d''nergie(usines de valorisation nergtique des dchets, mthaniseurs,centrales biomasse, gothermie, solaire) - La distributiond''nergie (rseaux de chaleur et de froid) - Les servicesnergtiques (maintenance ou travaux d''efficacit nergtique,gestion multi-technique de btiments) Afin d''amliorer lesperformances du Groupe Idex en matire de rglement desprestataires, la Direction Juridique souhaite recruter un OfficeManager. Ce poste aura pour mission principale de garantir le bonrglement des factures des prestataires juridiques et de fournir unsoutien administratif global au service. Sous la supervision de laDirectrice Juridique, le gestionnaire administratif assurera lestches suivantes : Gestion des prestataires et des commandes -Cration des prestataires dans l''outil interne du Groupe (Oxalys) -tablissement et suivi des commandes dans le systme, en veillant leur conformit - Suivi des carts entre les montants rceptionnset les montants facturs (commandes non rceptionnes, commandessoldes, etc.) - Suivi des litiges lis aux factures et gestion deleur rsolution en collaboration avec la Direction Comptabilit -Suivi des rclamations des prestataires et maintien d''unecommunication fluide avec eux Assistanat gnral de la DirectionJuridique - Gestion du courrier de la Direction Juridique - Accueildes visiteurs et rservation de salles de runion - Organisationdes dplacements professionnels (rservations de transport,hbergement, etc.) Suivi du budget et des documents lgaux - Suividu budget allou la Direction Juridique, avec la gestion desdpenses et des facturations - Prparation et suivi des documentslgaux et financiers relatifs l''activit de la DirectionJuridique Relations internes et externes - Maintien de relations dequalit avec les diffrents services internes, notamment avec laDirection Comptabilit, afin de garantir une gestion fluide desprocessus financiers - Relation avec les prestataires pour garantirune bonne communication et une rsolution rapide des litiges etrclamations Comptences Requises : - Comptences techniques : -Matrise des outils bureautiques et de gestion (notamment l''outilOxalys ou des outils similaires) - Connaissance des processusadministratifs lis aux prestataires et la gestion des factures -Bonne comprhension des enjeux lis la gestion de budget et desdocuments lgaux - Qualits requises : - Rigueur et prcision dansle suivi des tches et des chances - Excellentes comptencesorganisationnelles - Bonnes qualits relationnelles, capacit travailler en quipe et grer des relations internes et externes- Sens du service et capacit grer des situations de conflit oude litiges de manire professionnelle Formation Et Exprience : -Exprience significative dans un poste similaire, idalement dansun environnement juridique ou administratif - Une exprience dansl''utilisation de logiciels de gestion des achats ou de gestion desprestataires est un plus - Comptences techniques : - Matrise desoutils bureautiques et de gestion (notamment l''outil Oxalys ou desoutils similaires). - Connaissance des processus administratifslis aux prestataires et la gestion des factures. - Bonnecomprhension des enjeux lis la gestion de budget et desdocuments lgaux. - Qualits requises : - Rigueur et prcision dansle suivi des tches et des chances. - Excellentes comptencesorganisationnelles. - Bonnes qualits relationnelles, capacit travailler en quipe et grer des relations internes et externes.- Sens du service et capacit grer des situations de conflit oude litiges de manire professionnelle. Formation Et Exprience : -Exprience significative dans un poste similaire, idalement dansun environnement juridique ou administratif. - Une exprience dansl''utilisation de logiciels de gestion des achats ou de gestion desprestataires est un plus.