Requirements: French
Company: UCLouvain
Region: Chapelle-lez-Herlaimont , Wallonia
- Pour l'Institut des technologies de l'information et de la communication, lectronique et mathmatiques appliques (ICTM), du Secteur des sciences et technologies (SST)
- Site principal : Louvain-la-Neuve
- Contrat temps plein, pour une dure indtermine
- Entre en fonction: ds que possible
Contexte / Mission
Au sein du Ple en ingnierie mathmatique (INMA), la personne engage aura pour mission d'assurer la gestion comptable et administrative hauteur de 80%, et le soutien au secrtariat de premire ligne hauteur de 20%.
Chaque gestionnaire comptable et administratifve est un relais en local de l'Administration des Finances (ADFI). La mission a pour objectif d'assurer le contrle de gestion, la justification financire et administrative des contrats de recherche, des achats ainsi que la gestion de la trsorerie et des risques.
Vous rejoindrez un large rseau de +/- 70 gestionnaires logistiques et comptables / Financial Officer, en tant trs indpendante dans votre travail. En effet, le bureau du/de la gestionnaire est situ dans les instituts qu'il/elle va soutenir. Vous serez en contact avec plusieurs quipes de recherche.
Fonction
La fonction comprend une diversification trs importante des tches, dont voici les principales :
- Assister les professeures et/ou chercheures dans la gestion et le suivi financier des comptes et conventions : aide la prvision des cots (de personnel et matriel), aide la justification et respect des chances, suivi des imputations des charges et refus ventuels, et ce dans le respect des normes de gestion et en collaboration avec les services de l'Administration centrale.
- Analyser et contrler les comptes attribus, et assurer une information rgulire auprs de leurs (co)titulaires : gestion prvisionnelle des dpenses, suivi des fluctuations, respect du budget allou, reporting comptable, financier et budgtaire.
- Effectuer des oprations logistiques et comptables dans SAP et les applications de l'UCLouvain (commandes, rceptions de marchandises, demandes de factures clientes, gestion des crances internes, oprations de reclassement comptable, approbations, ...).
- Effectuer les dmarches administratives et logistiques pour l'engagement et l'installation du personnel scientifique, et pour l'invitation des chercheures visiteurseuses, dans le ple INMA.
- Rdaction de lettres d'invitation (membres de jury de thse, visiteurseuses de courte dure).
- Organisation de colloques dans ses aspects financiers (tablissement des budgets, recherche de sponsor et fixation du montant de l'inscription, facturation) et administratifs - logistiques (recherche de locaux, organisation des rceptions, cration des badges des participantes, rdaction des certificats de participation).
- Gestion du btiment (logistique, achats lis aux marchs publics, cartes parking/accs, ...)
- Gestion d'une carte de crdit institutionnelle et justification des dpenses avec l'Administration des Finances.
Cette description de fonction nest pas exhaustive et est susceptible dvoluer en fonction des besoins de l'entit.
Qualifications et aptitudes requises
- Diplme de niveau bachelier (ou graduat) en comptabilit ou diplme, de niveau bachelier, avec exprience en comptabilit/gestion financire
- Matrise de l'outil bureautique (suite Microsoft : Word (publipostage), Excel (tableaux croiss dynamiques, ...)
- Capacits de communication (oral et crit) en anglais (niveau B2 souhait)
- Sens de l'accueil, du service, esprit d'quipe et facilit de contact avec diffrentes interlocuteurstrices
- Esprit d'initiative et capacit d'organiser son travail de manire autonome, de trouver des solutions et d'tablir des priorits
- Sens des responsabilits, de la discrtion et convivialit
- La connaissance du logiciel de gestion SAP constitue un atout
- Proactivit pour aller chercher l'information
- Esprit de synthse et capacit d'analyse
- Une exprience dans un environnement de recherche sera considre comme un atout.
Seules les candidatures dont le niveau de diplme est en adquation avec celui fix dans l'offre d'emploi pourront tre prises en considration.