Requirements: French
Company: IDEX
Region: Boulogne-Billancourt , le-de-France
Premier Groupe Franais Indpendant De Services L''nergie Et L''environnement, Nous Sommes Prsents Sur L''ensemble De La Chane De Valeur nergtique. Notre Ambition, Dcarboner Les Territoires Au Travers Nos Activits :La production d''nergie (usines de valorisation nergtique des dchets, mthaniseurs, centrales biomasse, gothermie, solaire)La distribution d''nergie (rseaux de chaleur et de froid)Les services nergtiques (maintenance ou travaux d''efficacit nergtique, gestion multi-technique de btiments)Afin d''amliorer les performances du Groupe Idex en matire de rglement des prestataires, la Direction Juridique souhaite recruter un Office Manager. Ce poste aura pour mission principale de garantir le bon rglement des factures des prestataires juridiques et de fournir un soutien administratif global au service.Sous la supervision de la Directrice Juridique, le gestionnaire administratif assurera les tches suivantes :Gestion des prestataires et des commandesCration des prestataires dans l''outil interne du Groupe (Oxalys)tablissement et suivi des commandes dans le systme, en veillant leur conformitSuivi des carts entre les montants rceptionns et les montants facturs (commandes non rceptionnes, commandes soldes, etc.)Suivi des litiges lis aux factures et gestion de leur rsolution en collaboration avec la Direction ComptabilitSuivi des rclamations des prestataires et maintien d''une communication fluide avec euxAssistanat gnral de la Direction JuridiqueGestion du courrier de la Direction JuridiqueAccueil des visiteurs et rservation de salles de runionOrganisation des dplacements professionnels (rservations de transport, hbergement, etc.)Suivi du budget et des documents lgauxSuivi du budget allou la Direction Juridique, avec la gestion des dpenses et des facturationsPrparation et suivi des documents lgaux et financiers relatifs l''activit de la Direction JuridiqueRelations internes et externesMaintien de relations de qualit avec les diffrents services internes, notamment avec la Direction Comptabilit, afin de garantir une gestion fluide des processus financiersRelation avec les prestataires pour garantir une bonne communication et une rsolution rapide des litiges et rclamationsComptences Requises :Comptences techniques :Matrise des outils bureautiques et de gestion (notamment l''outil Oxalys ou des outils similaires)Connaissance des processus administratifs lis aux prestataires et la gestion des facturesBonne comprhension des enjeux lis la gestion de budget et des documents lgauxQualits requises :Rigueur et prcision dans le suivi des tches et des chancesExcellentes comptences organisationnellesBonnes qualits relationnelles, capacit travailler en quipe et grer des relations internes et externesSens du service et capacit grer des situations de conflit ou de litiges de manire professionnelleFormation Et Exprience :Exprience significative dans un poste similaire, idalement dans un environnement juridique ou administratifUne exprience dans l''utilisation de logiciels de gestion des achats ou de gestion des prestataires est un plusComptences techniques :Matrise des outils bureautiques et de gestion (notamment l''outil Oxalys ou des outils similaires).Connaissance des processus administratifs lis aux prestataires et la gestion des factures.Bonne comprhension des enjeux lis la gestion de budget et des documents lgaux.Qualits requises :Rigueur et prcision dans le suivi des tches et des chances.Excellentes comptences organisationnelles.Bonnes qualits relationnelles, capacit travailler en quipe et grer des relations internes et externes.Sens du service et capacit grer des situations de conflit ou de litiges de manire professionnelle.Formation Et Exprience :Exprience significative dans un poste similaire, idalement dans un environnement juridique ou administratif.Une exprience dans l''utilisation de logiciels de gestion des achats ou de gestion des prestataires est un plus.