Requirements: French
Company: Actief Interim Wavre
Region: Wavre , Wallonia
Description de fonction Pour lun de nos clients, nousrecherchons un(e) Employ(e) Administratif(ve) BilingueFranais/Nerlandais. Vous assurerez la gestion administrativequotidienne, le suivi des dossiers et la communication interne etexterne en franais et en nerlandais. 1. Dossiers dexcution pourles quipes dinstallation Mission : Est responsable de laprparation des dossiers dexcution remettre aux quipes demontage Attributions : 1. Sur instruction du responsable duplanning des projets ou du chef de chantier concern, constitue ledossier dexcution ncessaire lquipe en charge de laralisation du projet Sans que cette liste ne soit exhaustive, ledossier comprendra au minimum : - Le plan dimplantation desquipements auquel sera prcis sn statut : In Progress sinon-dfinitif et Final si bon pour excution : o Le statut seradfini par le chef de projet - La confirmation de commandenon-valorise - Le cas chant les informations relatives auxsous-traitants et aux ventuels techniciens externes en assistanceLe dossier dexcution pourra tre complt de tout autre documentdapplication tel que : - Le PPSS et les ventuelles brochures descurit du client - Les autorisations daccs - Etc 2. Dossiersas-built Mission : Est responsable de la classification et lamise jour des documents techniques relatifs lexcution desprojets raliss par lentreprise Est responsable de laconstitution des dossiers as-built et de la gestion documentaire yrelative Contribue llaboration des fiches techniques entroite collaboration avec le service projets Est responsablede la tenue jour du document de suivi des dossiers as-builtAttributions : 1. Etabli et tient jour lchancier des dossiersas-built 2. Sinforme auprs du Matre dOuvrage/Client desexigences en termes structure, de prsentation et de documentsconstitutifs du dossier as-built 3. Contribue la mise en forme defiches techniques conformment aux spcificits requises par leMatre dOuvrage Collabore avec les quipes commerciales ettechniques pour obtenir des dtails spcifiques inclure dans lesfiches techniques Actualise les fiches techniques en fonction desmodifications et des volutions des projets 4. Collecte lesdocuments techniques auprs des diffrents intervenants du projets(back-office service commercial, dessinateur, chefs de chantier,sous-traitants, etc.) Le cas chant, informe les sous-traitantsimpliqus dans un projets des normes relatives llaboration dudossier as-built par la transmission des obligations sur leprincipe du back to back 5. Organise les informations recueilliesde manire systmatique pour crer des dossiers as-built completsVrifie l''exactitude et la cohrence des donnes pour garantir laprcision des dossiers finaux. 6. Utilise les plateformes degestion documentaire pour stocker, organiser et partager lesdocuments techniques de manire lectronique Suit les ventuellesformations lutilisation des plateformes de gestion documentairedes partenaires de lentreprise Assure la mise en ligne desdocuments requis sur les plateformes de Gestion DocumentaireEffectue les mises jour rgulires pour reflter l''volution desprojets et/ou les validations des intervenants externes lentreprise Assure et gre le suivi des statuts dapprobation desdocuments 7. Assure la constitution des dossiers as-built physiques(hard copy) Imprime les documents techniques, les plans techniques introduire dans le dossier as-built Classe chaque documentconstitutif du dossier as-built suivant la structure en vigueur ouimpose par le Matre douvrage Prpare la note denvoi relative la remise du dossier as-built et en archive lexemplaire sign pourrception par le Matre dOuvrage 8. Collabore troitement avec lesquipes oprationnelles, les ingnieurs et les responsables deprojet pour garantir la qualit et l''exhaustivit des documents 9.Rpond aux demandes d''information et fourni un supportadministratif aux quipes concernes 3. PV de rception provisoireet dfinitive Mission : Est responsable de la classification, dela sauvegarde et de la communication des procs-verbaux derception provisoire aux intervenants concerns Est responsablede la classification, de la sauvegarde et de la communication desprocs-verbaux de rception dfinitive aux intervenants concernsAttributions : 1. Collecte les procs-verbaux de rceptionprovisoire et en assure la transmission aux intervenants concerns: - Le coordinateur interne - Le chef de chantier en charge dudossier en vue de la leve des remarques ventuelles - Lereprsentant en charge du dossier - La direction administrative envue de la leve des garanties bancaires ventuelles 2. Inscrit auplanning et gre le calendrier des demandes de rception dfinitive3. Rdige le courrier de demande de rception dfinitive et le faitsigner par la direction de lentreprise 4. Collecte lesprocs-ver