Requirements: Dutch
Company: Jobbydoo
Region: Brussels , Brussels
Robert Half is momenteel op zoek naar eenAdministratief Medewerker (m/v/x). Onze klant is gelegen in hetcentrum van Brussel en is vlot bereikbaar met het openbaar vervoer.Jouw takenpakket als Administrative Medewerker (m/v/x):Voorbereiding en follow-up van vergaderingen - Alle agendapunten enbijlagen verzamelen en structureren; - De agenda opstellen, korttoelichten (achtergrond/advies) en ter goedkeuring voorleggen aande Secretaris-Generaal en de Voorzitter; - Notulen vanvergaderingen opstellen en besluiten- en verslagenlijst maken; -Follow-up: verwerking van besluiten (opstellen brieven,correspondentie, interne communicatie, archivering en archivering);Ondersteunen en cordineren van de interne beleidsstructuur -Overleg en afstemming met verschillende afdelingen (juridisch,financin, ICT, etc.) over besluiten en projecten naar aanleidingvan vergaderingen; - Bewaken en bijhouden van het digitale enfysieke archiveringssysteem (besluitenlijsten, documenten,correspondentie); - Beheren van de agenda van de AlgemeenSecretaris (of waarnemend Algemeen Secretaris); Bijdragen innen encontroleren - Het jaarlijkse stappenplan voor inning opstellen enbijwerken (inclusief brieven, contributienota''s, herinneringen eningebrekestellingen); - Verwerken en opvolgen van verzoeken omvrijstelling, betalingsfaciliteiten of geschillen; advies inwinnenbij de penningmeester en Provinciale Staten; - Bereidt dossiersvoor en stuurt ze door naar de advocaat of deurwaarder in geval vanwanbetaling; - Zorgen voor goede communicatie met teamleden(e-mail, telefoon, brieven) over lidmaatschapsgelden,betalingsmethoden en eventuele procedures; - Beheren en bewaken vande contributiemailbox en archiveren van allecontributiegerelateerde documenten; Samenwerking met de financileafdeling - Zorgen voor de juiste boekhoudkundige verwerking vanontvangen bijdragen of verschuldigde terugbetalingen(creditnota''s); - Maandelijks overleg met de financieeladministratief manager(s) over de status van onbetaalde bijdragen,klantensaldi en de rapportage aan de penningmeester; Juridische enadministratieve cordinatie - Contact onderhouden met deadvocaat/deurwaarder: lopende zaken bespreken, ontvangen brieven enbeslissingen voorbereiden, eventuele antwoorden opstellen; -Bijhouden van standaarddocumenten (jaardeclaratie,website-informatie, brieven).