Requirements: French
Company: TN Switzerland
Region: Mies , Vaud
FIM Gestionnaire Services Gnraux et Expditions, Mies
Fdration Internationale de Motocyclisme
100%
Poste bas Mies (VD), Suisse
Dbut: Ds que possible
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Fonde en 1904, la Fdration Internationale de Motocyclisme (FIM) est une fdration internationale compose de 121 Fdrations Nationales travers le monde et est reconnue comme seule autorit comptente en matire de sports motocyclistes par le Comit International Olympique (CIO). La FIM est l''instance dirigeante mondiale des sports motocyclistes et le dfenseur mondial du motocyclisme. Avec plus de 50 Championnats du Monde organiss sous son gide, la FIM uvre au bnfice du sport et de toutes ses parties prenantes.
LAdministration de la FIM recherche pour son dpartement des Services Gnraux un/une Gestionnaire Services Gnraux et Expditions. Vous travaillerez sous la supervision de la Responsable des Services Gnraux.
Objectifs du poste:
- Assurer la gestion complte des oprations d''expditions tant au niveau national qu''international
- Assurer le Facility Management et le support lAdministration de la FIM
- Collaboration divers projets lis aux runions et lorganisation de manifestations FIM
- Superviser la maintenance gnrale des espaces et quipements
Tches, comptences, responsabilits
- Mise sous-pli de documents et affranchissement du courrier.
- Prparation de bordereaux dexpditions de documents, colis et marchandises en collaboration avec les prestataires de services postaux.
- Mise en uvre de processus pour le suivi des envois, y compris la gestion des bases de donnes et la traabilit des colis.
- Planification, gestion et coordination des oprations d''expditions internationales pour lexport de marchandises, comprenant la prparation de la marchandise, la documentation requise et la coordination des transporteurs pour assurer des livraisons conformes aux exigences de qualit et de dlais.
- Assurer la conformit avec les rglementations douanires et les exigences d''exportation dans les pays de destination, notamment les carnets ATA.
- Gestion proactive des problmes de logistique lis aux expditions internationales, tels que les retards, les pertes ou les dommages.
- Collaboration avec les dpartements internes et les partenaires externes pour garantir lefficacit des processus logistiques.
- valuation des performances des expditions et identification des opportunits d''amlioration continue pour garantir l''efficacit oprationnelle et minimiser les cots.
Assurer le Facility Management et support lAdministration de la FIM
- Rception et distribution du courrier, colis et marchandises reus la FIM (liaison avec le responsable des achats).
- Organisation et gestion des activits de stockage, y compris placements et dplacements appropris des marchandises.
- Dvelopper un systme de rfrentiel des biens et des marchandises pour en assurer un suivi constant et tenir jour un inventaire prcis.
- Reprographie selon demandes ponctuelles des collaborateurs.
- Economat et petits articles de bureau : gestion du stock et de lensemble des achats de matriel ; rception et rangement des commandes aux endroits ddis.
- Runions et rceptions la FIM : mise en place des salles de runion et espaces ; prparation du matriel pour lensemble des runions ; aide ponctuelle la mise en place et au dbarrassage lors de repas.
Gestion des espaces
- Supervision des prestataires de services pour l''entretien et la rparation des proprits de la FIM.
- Rpondre aux demandes de maintenance, rparation et d''assistance technique.
- Inspection rgulire des installations pour identifier les problmes potentiels et y remdier.
- Collaboration des projets spciaux lis l''amnagement des espaces et la maintenance gnrale.
- Aide la mise en place de lexposition permanente de motos au sige de la FIM.
Logistique vnements FIM
- Collaborer sur des projets en lien avec lorganisation de runions et de manifestations (p.ex. Confrence des Commissions, Assemble Gnrale et FIM Awards).
- Gestion de la prparation et de lexpdition du matriel ncessaire aux sances et vnements.
Contacts, information, coopration
- Contacts avec tous les collaborateurs de lAdministration FIM, et plus particulirement avec les collgues du Dpartement des Services Gnraux, ainsi que les fournisseurs et prestataires de services.
- Contacts avec les FMN et membres de la famille FIM.
Conditions spciales
- Disponible travailler les week-ends.
- Disponible effectuer quelques dplacements y compris ltrange