Requirements: German
Company: VAC SYSTEMS AG
Region: Bern-Mittelland District , Berne
Die VAC SYSTEMS AG aus Bern entwickelt seit ber 20 Jahren als Pionier Vakuumentwsserungs- Entsorgungssysteme fr GU / Betreiber von Gewerbehuser, Laboratorien, Spitler sowie fr die Umnutzung von Gebuden, im In- und Ausland. Unser Ttigkeitsbereich erstreckt sich von der Planung, dem Anlagenbau, Installation bis hin zum Unterhaltsdienst.
Stell dir vor, du bist Teil eines dynamischen Teams, das fr Innovation und Kreativitt steht. Bei VAC SYSTEMS AG glauben wir daran, dass grossartige Ideen nur dann Wirklichkeit werden, wenn sie von Menschen mit Leidenschaft umgesetzt werden. Wenn du als Executive Assistant talentiert und bereits erfahren bist, in einem inspirierenden Umfeld arbeiten mchtest, wo deine Fhigkeiten geschtzt werden und deine Ideen Gehr finden sollen, dann bist du bei uns genau richtig. Du arbeitest Hand-in-Hand mit dem Geschftsleiter/Unternehmer und kannst dir je nach Eignung vorstellen, mittel- oder langfristig in die Rolle als Koordinationsstelle in der erweiterten Geschftsleitung hineinzuwachsen und die zentralen Dienste zu vertreten (z.B. die Bereiche HR / Rechnungswesen / Legal/Compliance).
Bei dieser neu geschaffenen Position im Zuge des Firmenausbaus suchen wir dich als Executive Assistant (w/m/d) 80-100% per sofort oder nach Vereinbarung.
Aufgaben
Kernaufgaben:
- Persnliche Assistenz des Geschftsleiters und Koordinationsstelle der Geschftsleitungsbereiche in einer breiten Aufgabenpalette sowie bernahme von Teilaufgaben in selbstndiger Verantwortung
- Durchfhrung von Rekrutierungsprozessen, Mithilfe bei der HR-Administration (ggf. Betreuung der Social-Media-Kanle) sowie Ausbau einer internen HR-Abteilung (Ressourcenstrategie)
- Ansprechpartner fr die Unternehmensleitung, Fhrungskrfte, Mitarbeitende, Kunden und externe Partner, insbesondere Abwicklung von vertraulichen Themen und Untersttzung in organisatorischen und administrativen Belangen
- Proaktiver Sparringspartner der Geschftsleitung und Leitung von Meetings mit Sicherstellung der Protokollfhrung und Pendenzennachverfolgung
- Vertretung des Geschftsleiters in definierten Kompetenzbereichen / Stellvertretung bei Abwesenheit
Nebenaufgaben:
- Projektmanagement (interne/externe P), Projektcontrolling, Vertragsprfungen nach SIA fr die Geschftsleitung
- Organisation von Events und Messeauftritten, Kundenterminen und interne Schulungen
- Enge Zusammenarbeit mit allen Abteilungen fr kontinuierliche Verbesserungsprozesse
- Stellvertretung der Assistentin Backoffice (Telefondienst, Korrespondenz, Verrechnung von Serviceleistungen, Spesen und Kreditorenverarbeitung, etc.)
- Organisation und Bewirtschaftung von vereinzelten Immobilien / Wasserversorgung in der ganzen Breite (Mieter, Mietobjekte, Administration, Kreditorenverarbeitung)
- Organisation, Verwaltung und Weiterentwicklung der Kommunikationskultur (definieren und durchsetzen von Kommunikationsrichtlinien, Erarbeitung neuer Grundlagen entlang der Expansionsplne).
Qualifikation
Das bringst du mit:
- Ausbildung/Studium im kaufmnnischen/betriebswirtschaftlichen Bereich, mit Interesse und/oder Weiterbildung in HR und Technik (HR-Fachperson / Technischer Kaufmann) oder hnlichem
- Nachgewiesene Berufserfahrung als Executive Assistant / Personal Assistant oder in einer hnlichen Funktion (vorzugsweise im B2B Umfeld von Industrie / Gebudetechnik / Baubranche / Service-Dienstleister)
- HR-Erfahrung mit Fokus Recruiting und ausgezeichnete MS Office 365, Excel und PowerPoint Kenntnisse, idealerweise Kenntnisse in ERP Abacus, CRM HubSpot
- Aussergewhnliche nachgewiesene Organisations- und Zeitmanagementfhigkeiten
- Profunde Kenntnisse der Kommunikation in digitalen Kanlen / Social Media von Vorteil
- Ausgezeichnete schriftliche und mndliche Kommunikationsfhigkeiten
- Kenntnisse in Vertragsmanagement und Vertragsprfung
- Deutsch und Franzsisch verhandlungssicher, Englisch gut in Wort und Schrift
- Hohe Diskretion und Vertraulichkeit
- Rasche Auffassungsgabe, Organisationstalent und Planungskompetenz
Benefits
Das bieten wir dir:
- Eine moderne, hoch dynamische Unternehmenskultur mit vielen Team-Events und die Mglichkeit der Mitgestaltung des Unternehmens
- Optional: Karrieremglichkeit in der erweiterten Geschftsleitung die zentralen Dienste kompetenz- und prozessbasiert zu steuern
- Gelegenheit, als Drehscheibenfunktion die Schaltzentrale der Firma (das Backoffice) mit deiner Berufserfahrung zu beflgeln und zu professionalisieren
- Ausgesprochen vielseitiges Aufgabengebiet in einem kleinen, internationalen Umfeld
- Herausforderndes Arbeitsumfeld in einer erfolgreichen, wachsenden Unternehmung mit ausseror